پروژه های مرکزداده : فرایندهای استاندارد

یک پروژه ی ساخت یک مرکزداده ، می تواند در قالب پروژه ای کوچک و یا بزرگ، ساخت ساختمانی جدید و یا مقاوم سازی ساختمان قدیمی، پروژه ای کامل و یا بخشی از پروژه باشد. اجرای چنین پروژه ای ممکن است شامل تغییر در ابعاد فیزیکی فضا، تغییر جانمایی ها و یا ظرفیت الکتریکی، افزایش در ظرفیت توان، طراحی مجدد سیستم برق و سرمایش، و یا هر تغییر دیگری در زیرساخت های فیزیکی مرکز داده باشد. بدون توجه به ابعاد و ماهیت پروژه، موفقیت در اجرای آن نه تنها به خرید و نصب تجهیزات سیستم فیزیکی بستگی داشته بلکه، به همان مقدار نیز تحت تاثیر فرایندهایی بوده که پروژه را در مراحل توسعه و اجرا پیش برده و از قالب یک مفهوم اولیه به بهره برداری و راه اندازی رسانیده اند. در شکل 1، این دیدگاه در مورد پروژه را به عنوان ترکیبی از یک سیستم و فرایندهای شکل دهنده ی آن، نمایش می دهد.

شکل 1: یک پروژه متشکل از سیستم و فرایندهای شکل دهنده ی آن

ایده ی فرآیندهای به رسمیت شناخته شده ای که در شکل گیری یک سیستم در نقش راهنما عمل کنند، بحث تازه ای نیست ولی اهمیت و تاثیر آن در موفقیت پروژه های زیرساخت های فیزیکی مرکزداده ، اخیرا مورد توجه بیشتری قرار گرفته است. همان طور که استانداردسازی سیستم های فیزیکی به بهبود در درجه ی قبلیت اطمینان و سرعت پیاده سازی زیرساخت ها پرداخته، یک فرایند استاندارد شده نیز به طور چشمگیری بر موفقیت کلی و قابلیت پیش بینی پروژه و سیستمی که شکل می دهد، می‌افزاید.[1]

باید توجه داشت که برای آن که یک تجربه متعامل در صنعتی رو به رشد، به خصوص صنعتی که سابقه ی طولانی در طراحی سیستم های سفارشی دارد، در جهت استانداردسازی پیش رفته و تکامل یابد، زمان زیاری لازم است ولی مزایای فرایندهای استانداردشده هم برای کاربر و هم برای ارائه دهنده ی آن، گسترده و موثر خواهد بود. برای کاربران نهایی، یک فرایند قابل اطمینان و تکراری موجب صرفه جویی در زمان و منابع شده و که می توان از این فرصت بهره برده و این زمان و منابع مازاد را به کسب و کار اصلی که همان طراحی و اجرای سیستم بوده اختصاص داد و در نتیجه، انعطاف پذیری در مزایای رقابتی را افزایش داد. هدف اصلی از یک فرایند استاندارد شده، تحت الشعاع قرار دادن یا به حداقل رساندن تخصص سیستم نبوده بلکه هدف تسهیل آن است.

این مقاله، در مورد پروژه هایی بحث می کند که مرتبط با ساخت زیرساخت‌های فیزیکی جدید (مانند سیستم سرمایش، برق و یا دیگر سیستم های فیزیکی در مرکز داده که تجهیزات مرکز داده را درخود جای داده و از آن حفاظت می کنند) و یا بهبود زیرساخت های فعلی می باشند. اگرچه دو عامل مصرف برق و ابعاد فیزیکی تجهیزات IT، عوامل تعیین کننده ی اصلی در طراحی زیرساخت فیزیکی مرکز داده ای به شمار می روند که از آن پشتیبانی می کنند، ولی طراحی و معماری لایه ی IT در مرکز داده خارج از محدوده ی بحث این مقاله قرار دارد.

چه چیزی به منزله‌ی یک پروژه محسوب می‌شود؟

در این مطلب، “پروژه” عبارتست از هر نوع تغییری که به قدر کافی موثر و قبل توجه بوده تا به یک جریان کار منظم-فرایند- جهت هماهنگی و مدیریت در اجرا نیاز داشته باشد.  طبق این تعریف، به وضوح ساخت یک مرکز داده ی و یا اتاق سرور جدید یک پروژه محسوب می شود. افزودن چند رک‌ برای سرورهای بلید جدید نیز معمولا یک پروژه بوده ولی افزودن تنها یک رک به یک مرکز داده احتمالا به منزله‌ی پروژه نیست.

به طور کلی، مشخصات زیر بهبود مرکز داده را به یک پروژه تبدیل می کند:

• تغییر در طراحی سرمایش و یا مصرف برق (به طور مثال تبدیل سیستم سرمایش از سرمایش مرکزی به سرمایش دالانی/ردیفی)
• معرفی ریسک
• نیاز به برنامه ریزی و هماهنگی
• نیاز به خاموش کردن دستگاه ها و تجهیزات

مفاهیم چرخه ی عمر مرکزداده

این فرایند به برنامه‌ریزی و ساخت پرداخته که آغازگر چرخه ی عمر مرکز داده است. مفاهیمی که در چرخه عمر کامل پروژه وجود دارند در شکل 2 نشان داده‌ شده است.

شکل 2: فرایندهای پروژه در قالب مفاهیم چرخه ی عمر مرکز داده

چرا یک فرایندِ استاندارد شده؟

یکی ازمشکلات اصلی و متداول در بسیاری از پروژه‌های مرکزداده ، اتلاف وقت، اتلاف پول و یا نقایص ناشی از ایراد در فرآیندها شامل تحویل و تحول مسئولیتی ناکارآمد، مسئولیت های مبهم، تصمیم گیری های ناآگاهانه و دیگر خطاهای ارتباطی و اجرایی، می باشد. این مشکلات لزوما ناشی از نقایص در عملکرد افراد مختلف دخیل در فرایندها -مانند کاربر نهایی، تامین کننده ی سخت افزارها، مهندسین طراح- نبوده بلکه گاهی نیز به دلیل عدم یک راهنمای فراگیر و مشترکِ فرایندها در میان تمام افراد تیم بوده که مسئولیت‌ها و ارتباطات را شفاف سازد. پیامدها و آثار منفی حاصل از یک فرایند غیر استاندارد و یا به طور کل، عدم وجود فرایند بر تمام محدوده ی هزینه های غیرضروری، تاخیرها و یا شکست تاثیر می گذارد:

• کیفیت کاهش یافته
• هزینه ی بالاتر
• زمان هدر رفته
• مستندات ضعیف
• آزمایش های ناکافی
• خدمت رسانی نامناسب

بیشتر نقایصی که به مرور زمان در مراحل پروژه و یا حتی پس از اتمام آن- شامل نقص نهایی، دست‌آورد شکست خورده ی کسب و کار- بروز می کنند، در اثر مشکلات در اجزای فیزیکی ساخته شده ی سیستم نبوده بلکه، معمولا ناشی از تصمیمات زمان برنامه ریزی سیستم و یا معایب فرایندهای پیاده سازی سیستم می باشد. یک فرایند استاندارد که به درستی طراحی شده، دارای هوشیاری درونی و ساختاری است که از بروز چنین مشکلاتی، چه در مرحله‌ی برنامه‌ریزی و چه در هر مرحله از تکمیل پروژه، جلوگیری می کند. از نتیاج آن می توان به کاهش دوباره کاری‌ها، زمان چرخه‌ی کوتاه تر و پیاده سازی سیستم طبق انتظارات قبلی و بدون هیچ حادثه ی پیش‌بینی نشده‌ای اشاره داشت.

ارزش یک زبان مشترک

یک فرایند استاندارد شده علاوه بر شفافیت، تکرارپذیری و کارایی در اجرا، نوعی ایمنی نیز در برابر ارتباطات ضعیف و اتلاف منابع ایجاد می‌کند: یک زبان مشترک. بسیاری از مشکلات و گام های اشتباه که معمولا در طول اجرای پروژه پیش می‌آید، با به کارگیری یک مجموعه واژگان شناخته شده و استاندارد در ارتباطات پروژه میان سازندگان، شرکا و کاربران ذینفع در پروژه، به راحتی قابل پیشگیری است.

استانداردسازی در برابر سفارشی‌سازی

فرایند استاندارد شده ای که در اینجا مطرح می شود، به این معنی نبوده که تمام پروژه ها یکسان و مشابه هستند و یا هر فرایندی باید دقیقا مانند این فرایند استاندارد اجرا شود. اما این فرایند استاندراد، یک چهارچوب و راهنما از تجارب آموزنده‌ی پیشین در طراحی فرآیندهای ضروری ارائه می دهد که می تواند با پروژه ی مورد نظر (که می تواند یک اتاقک برق بوده و یا یک مرکز داده‌ی چند مگاواتی) تطابق یابد. تمام مراحل توضیح داده شده در این مطلب، لزوما برای هر پروژه اجرا نمی شود. چنانچه که این فرایندها برای هر سیستم چالاک، به صورت واحدهای مدولار (در قالب گام ها و فعالیت های هر گام) درآمده که می‌توان متناسب با الزامات پروژه، بعضی از واحدها را انتخاب کرده، پیکربندی آن را تغییر داده و گاهی حتی آن را حذف کرد.

سفارشی سازی در طول پیکربندی و تغییر یک طراحی مدولار و استاندراد‌شده، یک سیاست امتحان شده و قابل اعتماد است که بلوک های Lego یک مثال عینی برای آن به شمار می‌رود. صنعت زیرساخت های فیزیکی مرکز داده پیشاپیش راهی در جهت طراحی مدولار و استانداردشده در تجهیزات سخت‌افزاری (سیستم اجراشده‌ی شکل 1) پیش گرفته تا به نتایج قابل اطمینان، موثر و قابل پیش‌بینی دست یابد. به طور مشابه، در پیروی از فرایند مدولار و استانداردشده در ساخت این سیستم، نیز منافع تجاری بسیاری وجود دارد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در زمینه ی مدولاریتی استاندارد‌شده در سیستم زیرساخت فیزیکی به گزارش “استانداردسازی و مدولاریتی در زیرساخت های فیزیکی مرکز داده”[2] مراجعه شود.

ساختار اساسی در فرایند پروژه

فرایند پروژه ها با احساس یک نیاز در کسب و کار آغاز شده که می تواند ناشی از بیان روشن و آزادانه ی یک نگرانی در امور کسب وکار و یا دیگر اظهارات کلی مانند ” من به یک مرکز داده ی پشتیبان نیاز دارم” باشد. ار آنجا که اجرای پروژه در طی مراحل فرایندی که به خوبی توضیح داده شده –شامل آمادگی، طراحی، تملک و اجرا-  تکمیل می شود، وابستگی های زمانی مدیریت شده، اطلاعات به قسمت های مورد نیاز در زمان مشخص فرستاده می شوند، تحویل و تحول مسوولیتی هماهنگ شده و نتیجه ی نهایی این فرایند یک سیستم کاملا پیاده سازی شده و عملیاتی خواهد بود. در شکل 3، توالی این فعالیت ها در طول چهار مرحله از پروژه های مرکز داده به طور خلاصه آورده شده است.

دو مرحله‌ی ابتدایی، قسمت برنا‌مه‌ریزیِ فرایند بوده که اظهارات کلی اولیه از نیاز به پروژه را به یک طراحی دقیق و باجزییات تبدیل کرده و یک لیست از اجزای مورد نیاز به ترتیب خریدشان ارائه می دهد. دو مرحله ی آخر قسمت مربوط به ساخت در فرایند بوده که پروژه را از خرید سخت‌افزارها تا تبدیل به یک سیستم عملیاتی پیش می برد.

شکل 3: چهار فاز از فرایند پروژه

برنامه‌ریزی حیاتی‌ترین اصل در پروژه است

قسمت برنامه‌ریزی شامل حیاتی‌ترین اصولی است که ادامه ی پروژه بر اساس آن بنا خواهد شد. با وجود این اهمیت چشمگیر در موفقیت پروژه، بیشترین احتمال سردرگمی، سوتفاهم ها و ارتباطات غیرموثر در همین مرحله اتفاق افتاده است. اشتباهات صورت گرفته در این مرحله، تاثیری چند برابر در مرحله ی ساخت در پی دارد. معمول‌ترین نتیجه‌ی آن، تاخیرها، دوباره کاری و شروع مجدد، افزایش هزینه، زمان هدر رفته، شکست و در نهایت یک سیستم در معرض شکست می باشد. لازم است توجه بیشتر و مناسبی به مرحله ی برنامه‌ریزی شده و کارشناسان خبره در طراحی به کار گرفته شوند تا از آن که، اجزای طراحی شده اطلاعات لازم و کافی برای مرحله ی بعدی فرایند یعنی مرحله ی ساخت فراهم کرده و نتایج موفقیت‌آمیزی کسب خواهد شد، اطمینان حاصل شود.

از هر دو منظر فنی و اقتصادی، ملاحظات، متغیرها، دادوستدها و محدودیت ها می‌توانند حتی برای باتجربه‌ترین افراد حرفه‌ای نیز دلهره آور باشد. حتی زمانی که یک مشاور کارشناس در برنامه‌ریزی سیستم دخیل بوده نیز یک توالی مهم و سلسله‌مراتبی از UI[3] و ورودی وجود دارد که می‌تواند با یک روش استاندارد، شبیه‌سازی شده و عقب‌افتادگی‌ها و تلاش های بیهوده و هدر رفته از طرف تمام افراد فعال در پروژه را به حداقل رساند. از آنجا که فعالیت برنامه‌ریزی تا این اندازه برای موفقیت پروژه حیاتی است، و همچنین به دلیل خطاها و راهنمایی های اشتباه ناخواسته، این مرحله به طور جداگانه در گزارش “پروژه‌های مرکز داده: برنامه‌ریزی سیستم”[4] پوشش داده شده است.

زمانی که مرحله‌ی برنامه‌ریزی به طور کامل و موفقیت‌آمیزی انجام شد، کلیدی‌ترین قسمت کار تمام شده است. مرحله‌ی باقیمانده مرحله ی ساخت بوده که در صورتی که تحت کنترل فرایندهای دقیق و درست تعریف شده، و توسط یک تیم پروژه‌ی واجد شرایط اجرا شود، با یک رویه‌ی تعیین شده و اغلب اتوماتیک، به راحتی پیش می‌رود.

ویژگی‌های لازم برای فرایند

بدون توجه به روش مشخص به کار گرفته شده، فرایندها باید پروژه را به شیوه‌ای کارامد، قبل اطمینان و واضح هدایت کرده و در رویارویی با مشکلاتی مانند تحول و تحویل مسئولیتی ناکارآمد، مسئولیت‌های مبهم و اطلاعات از دست رفته، آماده و ایمن سازند. این فرایندها باید برای مدیریت پیشامدهای غیرقابل پیش‌بینی مانند تغییر یا نقص در پروژه، نیز سیاست‌هایی را اتخاذ کرده باشند. همچنین می‌بایست مدولار و انعطاف پذیر در پیکربندی و ساختار بوده تا با انواع پروژه های مختلف با ابعاد متفاوت سازگار گردند.

یک فرایند استاندارد شده که به الزامات کلی مطرح شده در بالا پاسخگو باشد، ویژگی های زیر را در بر خواهد داشت:

• هر فعالیت لازم برای تکمیل پروژه باید در فرایند در نظر گرفته شده باشد.
• در هر گام، ورودی ها و خروجی‌ها به طور شفافی تعریف شده باشند.
• هر خروجی تولیدشده یا باید ورودی مرحله‌ی دیگری بوده و یا یکی از خروجی های نهایی پروژه باشد. هیچ تلاشی نباید برای خروجی‌های فرعی که بر پیشرفت پروژه و یا خروجی های نهایی آن تاثیر نداشته، هدر رود.
• مسئولیت هر گام از فرایند به روشنی به شخص یا واحدی اختصاص داده شده و در نتیجه، هیچ خطایی در اثر ابهام و یا عدم تخصیص مسئولیت رخ نخواهد داد.
• در میان گام ها، هیچ شکاف و یا فضای هدر رفته ای نبوده و هر گام به وسیله ی ورودی و خروجی‌هایش به گام های قبلی و بعدی خود مرتبط و متصل باشد. به محض آن که هر گام تمام ورودی‌های مورد نیاز خود را دریافت کرد، باید قادر باشد وظایف خود را انجام داده و تکمیل کند و خروجی‌های خود را برای گام بعدی، که به آن بستگی داشته فراهم سازد.
• در طول مراحل پروژه، کارکردهای غیر همزمان و مشخصی وجود داشته که به حالت استندبای باقی مانده تا به طور سیستماتیک با تغییرات برنامه‌ریزی نشده و اطلاح نقایص، بپردازد.
• امکان آن وجود داشته باشد که بعضی از گام‌ها برای پیکربندی مطلوب فرایند، متناسب با پروژه‌ی مربوطه حذف شوند.
• یک سیستم پیگیری وضعیت مبتنی بر وب[5] در دسترس تمام ذینفعان پروژه (هم مشتریان و هم تمام افراد و گروه‌هایی که خدماتی را برای اجرای پروژه ارائه می دهند) قرار گرفته تا مستندات، گزارش ها و داده‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

فازها، گام‌ها و مایل‌استون‌ها

پیشتر از این و در شکل 3، چهار فاز از فرایند که به طور متوالی از چپ به راست دنبال شده و پروژه را از ایده ی اولیه نیاز کسب و کار تا ساخت کامل سیستم فیزیکی پیش می‌برد، نشان داده شده‌است. شکل 4، جزییات در سطح بعدی را نمایش می‌دهد: هر یک از آن چهار فاز شامل گام‌های متعددی بوده که در ادامه لیست شده‌اند و از بالا به پایین به ترتیب باید انجام شوند.  زمانی که تمام گام‌های یک فاز تکمیل شده، پروژه به فاز بعدی در سمت راست پیش برده می‌شود. پایان هر فاز نیز به عنوان یک مایل‌استون نشان داده شده است.

شکل 4: نقشه‌ی فرایند بیانگر اجزای اصلی فراید پروژه

* نقش مدیر پروژه می تواند مناسب با پروژه های خاص و گروه‌های درگیر در پروژه، تفاوت داشته و تغییر کند. به قسمت مدیریت پروژه در ادامه‌ی مطالب مراجعه شود.

فعالیت‌های غیرهمزمان

علاوه بر گام های هر فرایند که در طول مسیر پروژه را هدایت کرده و پیش می برند، یک ساختار درونی در دل فرایندها جهت رویارویی با مکشلات پیش‌بینی نشده نیز ضروری است. این فعالیت‌های تک منظوره و یا غیرهمزمان، می‌توانند در هر زمانی از طول اجرای پروژه، به کار گرفته شده و وارد عمل شوند.[6]

• تغییرات پروژه: تغییرات باید قسمت پیش‌بینی شده‌ای در پروژه به شمار رود. فرایندها نیز باید برای پذیرش این تغییرات بدون بروز نقص در فرایند، تاخیر و یا هزینه‌ی غیرضروری، طراحی شده باشند. این تغییرات ممکن است ناشی از اطلاعات جدیدی که پیشتر در دسترس نبوده، تغییر در تجهیزات و یا خدمات سازنده، و یا تغییر در الزامات سیستم کابران باشند.
• اصلاح نقایص در محصول: پس از تحویل محصول به مشتری یا کاربر، در هر زمانی ممکن است قسمتی از سیستم گم شده، آسیب دیده و یا از کار بیفتد. در حالی که مسئولیت برطرف کردن این نقایص در درجه‌ی اول (به عنوان بخشی از فرایند عرضه‌کنندگان در پروژه) با عرضه کننده‌ی محصول بوده، کاربران پروژه نیز باید برای تعامل با عرضه‌کنندگان و مدیریت تاخیر پیشامده در حین انجام اصلاحات بر محصول، آمادگی لازم را دشته باشند.
• اصلاح نقایص در فرایند: هر فرایندی و به خصوص فرایندهای جدید، به عنوان بستر توسعه و تکامل محسوب می‌شود. در طول مسیر پروژه، ممکن است با داده‌های از دست رفته، داده های به هم ریخته و حتی گام‌های فراموش شده- مواجه شویم. با کمک یک سیاست از پیش برنامه‌ریزی شده در بازیابی اطلاعات، می‌توان هزینه و تاخیرات حاصل از این مشکلات را به حداقل خود رساند.

به دلیل گام های متوالی در فرایند، این فعالیت های غیرهمزمان باید به روشنی به یک فرد در پروژه تخصیص داده شده تا از ادامه‌ی روند پروژه در زمان پیشامدهای غیرمنتظره، اطمینان حاصل شود. این رویه‌های غیرهمزمان که مطرح شد، چه به صورت یک فعالیت جداگانه تعریف و مدیریت شده و چه در قالب وظایف مدیریت پروژه درآیند، برای دستیابی به موفقیت و کارایی در پروژه ضروری محسوب می‌شوند.

پروژه‌های طراحی مبتنی بر سفارش[7](ETO) :

در فرایندهایی که در قسمت قبلی توضیح داده شد، فرض بر آن گذاشته شده که سیستم از اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری استاندارد ساخته شده و در نتیجه، فاقد گام‌های اضافی ضروری برای تجهیزات و خدمات در پروژه‌های طراحی مبتنی بر سفارش(ETO)، هستند. یک پروژه‌ که در سطح بالایی سفارشی باشد -به طور مثال، نصب یک ابرکامپیوتر منحصر به فرد- به گام‌های اضافه‌ای در طراحی مهندسی، آزمون‌های پذیرش در کارخانه(جهت اطمینان از عملکررد سیستم مطابق با طراحی) و راه‌اندازی (آزمون کل سیستم پس از نصب، جهت اطمینان از عملکرد درست مطابق محیط محل نصب سیستم) نیاز داشته که این گام‌های اضافه شده، می توانند مانند آن چه در شکل 5 نشان داده شده با فرایند ترکیب شوند. از این طریق، با افزودن و یا حدف یک یا چند گام از مدل فرایند استاندارد، می‌توان فرایند هر پروژه را با الزامات خاص آن پروژه مطابقت بخشید.

شکل 5: گام‌های پروژه می توانند برای مدیریت سیستم‌های طراحی مبتنی بر سفارش(ETO)، اضافه شوند.

 

 

آناتومی یک گام

هر گام از فرایند، متشکل از وظایف مرتبطی بوده که برای تحقق هدف آن گام، با یکدیگر ترکیب شده و پیش برده می‌شوند. به عنوان مثال، شکل 6 وظایف گام ” راه‌اندازی”[8] را نشان می‌دهد. (برای مشاهده‌ی وظایف در هر گام از پروژه به پیوست مراجعه شود.)

شکل 6: جزییات فعالیت در یک گام

همان‌طور که در شکل 7 نشان داده شده، هر گام عبارتست از:

• مسئول: به معنی فرد و یا گروهی که مسئولیت اجرای آن گام را به عهده داشته به نوعی مسئول آن گام به شمار می‌رود. این مسئول ممکن است عضو سازمان کاربر بوده و یا از طرف یک منبع خدماتی خارجی مانند سازنده‌ی تجهیزات و یا شخص ثالثی به عنوان ارائه دهنده‌ی خدمات، به کار گماشته شود. همان گونه که در جدول 1 نیز نشان داده می‌شود، انتخاب فرد مسئول چنانچه برای هر گام به روشنی انجام شود، از بروز مشکلاتی چون تحویل و تحول مسئولیتی ناکارآمد، شکست‌ها و از دست رفتن سررشته‌ی امور جلوگیری می‌کند.
• لیست پیگیری: شرحی از کارهایی است که برای تکمیل گام، باید انجام شوند. وظیفه معرف کارهای واقعی صورت گرفته در پروژه است. هر وظیفه، حاوی دستورالعمل‌ها و یک چک لیست از اقدامات مشخصی بوده که باید انجام شوند. وظایف در هر گام، متناسب با نوع پروژه و اجزای زیرساخت فییکی درگیر در آن گام، تعیین می‌شوند. به طور مثال، چنانچه سرمایش قسمتی از پروژه به شمار نرود، وظایف مرتبط با سرمایش نیز اجرا نخواهند شد. هر مورد آمده در چک لیست، شامل یک و یا چند عناصر اطلاعاتی بوده که گاهی به سادگی یک تاریخ بوده و گاهی نیز در سطح مجمعه‌ای از طراحی‌ها پیچیده می‌شود. زمانی که تمام موارد در چک لیست تکمیل شود، وظیفه‌ی مربوطه نیز کامل شده است.
• ورودی‌ها: داده‌های مورد نیاز برای کارهای هر گام که باید انجام شوند. هر ورودی در یک گام، یک خروجی برای گام بعدی آن خواهد بود.
• خروجی‌ها: داه‌های تولید شده در هر گام، که به عنوان ورودی گام بعد از خود در فرایند به کر گرفته می‌شود.

شکل 7: جزییات آناتومی هر گام

طراحی Pull-based فرایند

در اثر طراحی کارا و موثر یک فرایند، هر خروجی یک گام، در زمان و شکل مناسب برای استفاده به عنوان ورودی در گام پس از خود (و یا به عنوان یک خروجی نهایی از کل فرایند) تولید می‌شود چرا که در غیر این صورت، این خروجی در اصل کار هدر رفته خواهد بود.

طراحی فرایند به این شکل، نیازمند تمرکز بر نتایج نهایی مورد نظر بوده و پاسخ سوال “برای دستیابی به این نتیجه، مستقیما به چه نیاز است؟” بوده و در ادامه‌ی روند کار طراحی نیز هر گام می‌بایست از انتها به ابتدا بررسی شده و پرسیده شود : این گام، به چه چیزی از گام پیشین خود نیاز دارد؟”. درک و تعیین آن که در هر گام، چه چیزی در زمان مناسب لازم و کافی خواهد بود موجب می‌شود که از عدم اتلاف در کارها (مانند تولید خروجی‌های بلااستفاده) اجتناب شده و فرایند در میان گام‌ها به راحتی پیش رود. این رویه‌ی Pull-based(یا به عبارتی رویه‌های مبتنی بر استخراج) در رابطه با جریان اطلاعات – که در آن گام‌های متاخر تنها آن قسمت از اطلاعات مورد نیاز خود را از گام‌های مقدم بر خود استخراج می‌کنند- یک سیاست بنیادی در این طراحی و یا هر نوع دیگری از طراحی موثر و کارا در فرایندهاست.

مدیریت پروژه

مانند هر پروژه‌ی تجاری دیگری، یک پروژه‌ی مرکز داده نیز به یک نظارت اختصاصی و کارشناسانه به همراه رویه‌های مستندسازی در پیگیری فعالیت‌های حیاتی پروژه مانند موارد زیر، نیاز دارد:

• تداوم
• زمان‌بندی
• منابع
• بودجه‌بندی
• تغییرات سیستم
• نقایص فرایندها
• گزارش‌دهی وضعیت

تفویض وظائف مدیریت پروژه یک عامل مهم در طراحی فرایند به شمار رفته که باید پیش از زمان اجرای این وطایف، و از پیش مورد بررسی قرار گرفته و مشخص شده باشند.

برای دریافت مباحث دقیق از نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیریت پروژه در این فرایند، به گزارش “پروژه‌های مرکز داده: مدیریت پروژه”[9] مراجعه شود.

پیگیری مسئولیت‌ها

در یک پروژه، تمامی نقش‌ها می بایست به وضوح تعریف شده و تخصیص یابد تا این‌که چه کسی در حال انجام چه کاری بوده، مشخص شود. هر قسمت نشان داده شده در دیاگرام شکل 4 کار و وظیفه‌ایست که باید انجام شود و در نتیجه باید یک فرد و یا گروه برای انجام هر کدام نتصب شده که مسئولیت آن را بر عهده گیرد. با ایجاد یک لیست از مسئولیت‌ها مانند جدول 1، می‌توان تمام اجزای فرایند را تحت کنترل و مورد توجه قرار داد، حال چه این اجزا به طور داخلی توسط خود سازمان مدیریت شده و چه خدماتی باشد که از طرف یک منبع خارجی –توسط یک سازنده‌ی تجهیزات و یا شخص ثالثی دیگر- فراهم شده باشد. با ارائه‌ی یک لیست واضح و پذیرفته شده از این انتصاب‌ها برای هر جز از فرایند، می‌توان پروژه را در برابر پیشامدهای غیرمنتظره و تاخیرها محافظت کرد و از یکی از مشکلات رایج در قالب این جمله که ” ما فکر می‌کردیم شخص دیگری مسئول انجام این کار بود” پیشگیری کرد. البته “مسئولیت” به این معنی نبوده که شخص که آن فعالیت به نامش اختصاص یافته، تنها فرد در انجام آن است بلکه بدان معناست که مسئولیت اطمینان از تکمیل آن کار، بر عهده ی او گذاشته شده است.

 

جدول 1: چک لیست تخصیص مسئولیت‌- همه‌ی گام‌های فرایند باید در این لیست ذکر شوند.

گام در فرایند		چه کسی آن را انجام می‌دهد؟
		کاربر (ü)	سازنده‌ی تجهیزات اولیه (ü)	شخص ثالث (چه کسی؟)	غیر ضروری (×)
آمادگی	ارزیابی نیازها
	توسعه‌ی مفهوم و ایده
طراحی	آغاز فرایند
	پایه‌گذاری الزامات
	توسعه‌ی راه‌کارهای سفارشی(پروژه های ETO)
	شکل‌دهی به راه‌کار
	پروپوزال نهایی
	ایجاد P.O.
خرید	هماهنگی در محل پروژه
	تست‌های پذیرش کارخانه (پروژه‌های ETO)
	ارسال
اجرا	مونتاژ
	نصب توسط پیمانکار فرعی
	شرکت نوپا
	یکپارچه سازی شبکه
	راه‌اندازی (پروژه ETO)
	جهت یابی و آموزش
غیرهمزمان	تغییرات پروژه
	اصلاح نقایص محصول
	اصلاح نقایص فرایند

 

به کارگیری خدمات برای اجرای گام‌های فرایند

جهت تسهیل روند پروژه‌های مرکز داده، عرضه کنندگان مورد تایید باید خدمات استانداردشده‌ی فابل سفارشی ارائه دهند که با اجزای مدل فرایند استفاده‌شده توسط کاربر همخوانی داشته باشد. این خدمات ارائه شده حاوی طیف وسیعی از گزینه‌ها‌ از تامین تجهیزات معمولی تا سطوح مختلفی از مسئولیت‌پذیری در مدیریت اجزای فرایند و مدیریت یکپارچه کاملِ در نصب می‌باشد. ارائه‌دهنده‌ی این خدمات ممکن است بسته به تنطیمات و قابلیت‌های مشتری، در نقش شریک، عرضه‌کننده‌ی قطعات، پیمانکار فرعی و یا مدیر پروژه ظاهر شود. به طور مثال در فرایند پروژه‌ی اشنایدر الکتریک [10]، خدماتی تعریف شده که وظیفه‌ی رسیدگی به گام‌های متعدد در فاز تملک و اجرا، مدیریت سایت، مدیریت کل پروژه و انواع خدمات برنامه‌ریزی‌ اولیه مانند آمادگی نصب تجهیزات تیغه‌ای، را دارند.

بیانیه‌ی کار

زمانی که قسمتی از پروژه به یک ارائه‌دهنده‌ی خدمات برون‌سپاری شده باشد، فراغ از درجه‌ی دخیل بودن این ارائه‌دهنده، وجود یک “بیانیه‌ی کار” که به روشنی کارهایی که باید انجام شود (شامل خروجی‌های تحویل دادنی در پایان، فرضیه‌ها، محدوده‌ی مسئولیت‌ها و جزییات کار) را تعریف کرده، ضروری است. زمانی که سازنده بیانیه‌ی کار استاندارد، جامع و تجربه شده ای فراهم کند، دیگر مشتری مجبور نخواهد بود تا با سعی و خطا بیانیه‌ی کار مناسبی استخراج کند. یک بیانیه‌ی کار حرفه ای موجب می‌شود تمام ذینفعان پروژه، به سرعت، مزایا، خروجی‌ها، زمان چرخه و قیمت‌ها را درک کنند. در حالت ایده‌آل، با استفاده از بیانیه‌ی کار مدولاری که از طرف سازنده ارائه شده و با تمام فرایند پروژه در ارتباط است، هر مشتری باید بتواند پروژه را به نحوی مونتاژ کند که تمام الزامات مورد نظر را برآورده سازد.

انتخاب شرکا

 در مرحله‌ی انتخاب یک شریک کاری به عنوان همکار در فرایند پروژه (تا اجزای فرایند را مانند ارائه‌ی نوعی از خدمات انجام دهند)، تصمیم‌گیری در مورد فرد انتخابی، در همان ابتدا با کمک راهنمایی‌های کارشناسان باصلاحیت در فعالیت‌های فرایند پروژه، صورت می‌گیرد. در صورتی که این چالش به درستی پاسخ گفته شود، ملاحظات بعدی در انتخاب ارائه دهنده‌ی خدمات پروژه مشابه همان ملاحظات کلی مطرح شده در مورد هر نوع برون‌سپاری دیگری در صنعت IT است:

• بهینه‌سازی منابع: مهم ترین نکته در برون‌سپاری، دورنمایی است که در آن منابع کمیاب IT آزاد شده تا بر نقاط قوت کلیدی و فعالیت‌های تجاری استراتژیک متمرکز شوند. در صورت همکاری با یک ارائه‌دهنده‌ی با صلاحیت خدمات، فعالیت‌های فرایند پروژه به فردی سپرده شده که برایش فرایند پروژه، همان نقاط قوت کلیدی به شمار می‌روند. اگر این ارائه دهنده صلاحیت کافی داشته باشد، نتیجه‌ی این برون‌سپاری کاهش هزینه، نتایج سریع‌تر و نقایص کمتر خواهد بود.
• به حداقل رساندن دخالت سازنده: چنانچه که شریک فعلی در حوزه‌ی فرایند پروژه از صلاحیت کافی برخوردار باشد، یکی از مزیت‌های حاصله ارتباط موجود بر مبنای اعتماد بوده که در نتیجه‌ی آن، دیگر لازم نخواهد بود تا در جهت برقراری ارتباط با ارائه‌دهنده‌های خدمات، منابع اضافی صرف شود.
• به حداقل رساندن تحویل و تحول مسئولیتی: در صورتی که تعداد تحویل و تحول‌های مسئولیتی به حداقل رسانده شود، فرایندها به طور ذاتی بیشتر قابل اعتماد خواهند بود.
• درخواست بیانیه‌ی کار از سازنده: بیانیه‌ی کار دقیق و تفصیلی – در چارچوب یک فرایند کلی به وضوح تعریف شده- می‌تواند پیشاپیش مشخص کند که سازنده چه چیزی را فراهم کرده، و نتایج کار را قابل پیش‌بینی و قابل درک ساخته و زمان هدر رفته را به حداقل می‌رساند.

آموزش

میزان دانش و اگاهی افرادی که در پیاده‌سازی زیرساخت‌های فیزیکی مرکز داده مشارکت دارند – چه طراحان پروژه و چه بهره بردار- بسته به سطح مسئولیت‌شان ، ممکن است از یک موضوع جالب توجه تا یک پیش‌نیاز حیاتی تغییر کند. به همین دلیل شرکت Schneider Electric تعدادی دوره‌ی آموزشی آنلاین (در دانشگاه مرکز داده) برگزار کرده و گزارش هایی را جهت آموزش در زمینه‌ی اجزای طراحی، اجرا و عملیات در مرکز داده منتشر می‌سازد.

به عنوان یک مثال آشنا از یک محصول پیچیده‌ی می‌توان به اتومبیلی اشاره کرد که در آن، درجه‌ی مشارکت و علاقه در تولید محصول به منابع، مهارت‌ها و خلق و خوی مالکان جدید آن، بستگی دارد. برخی تمایل دارند که اتومبیل تماما توسط خودشان تکمیل شود (که امروزه بسیار کم اتفاق می‌افتد) و گروهی دیگر، به منظور تسهیل انتخاب از میان گزینه‌های بسیار زیاد، از یک لیست گزینه‌های استاندارد سفارش خود را انتخاب می کنند. طبیعتا در هر دو مرحله، نوع دانش و معلومات مورد نیاز خریدار متفاوت می‌باشد. (به شکل 8 مراجعه شود.)

شکل 8: انواع آموزش در قسمت های مختلف فرایند

باید توجه داشت که در یک صنعت تکامل یافته مانند صنعت اتومبیل‌سازی، مشتریان به طور معمول در مرحله‌ی طراحی و ساخت دخیل نبوده و در نتیجه، به دانش دقیق و پر جزییات در این زمینه نیز نیاز نداشته و به سازنده برای کسب و به‌کارگیری دانش مورد نیاز در طراحی و ساخت، اعتماد می‌کنند. زیرساخت های فیزیکی مراکز داده نیز در این مسیر در حال حرکت بوده و به سمت طراحی‌های استاندارد شده‌ای پیش رفته که همچون یک ماشینی که بر اساس گزینه‌های استاندارد ساخته می‌شود، امکان سفارش و پیکربندی را در خود دارند. اگرچه، برای آن دسته از استفاده‌کنندگان مراکز داده که به طراحی و ساخت مرکز خود علاقه داشته باشند، آموزش لازم در قالب گزارش‌ها و دوره‌های آنلاین ارائه شده است. استفاده‌کنندگان همچنین می‌توانند از خدمات مشاور متخصص برای همکاری در طراحی و ساخت سود برند.

نتیجه‌گیری

سابق بر این، مراکز داده معمولا با استفاده از فرایندهای مستند و استاندارد مانند آنچه در این مقاله توضیح داده شد، ساخته نمی‌شدند. به جای آن، امروزه ساخت و ارتقای  مراکز داده اغلب در شکل نوعی هنر (و نه علم) صورت گرفته که در آن از یک مرتبه طراحی، مدیریت تک منظوزه و طراحی سیستمی منحصر به فرد استفاده می‌شود. همان طور که پژوهش‌ها و توسعه‌های صورت گرفته در این زمینه رو به پیشرفت بوده، مفهوم فرایند استانداردشده نیز همانند حوزه‌های دیگر کسب و کار، در صنعت زیرساخت فیزیکی مرکز داده ترکیب شده است. همچون صنعت اتومبیل‌سازی، در این جا نیز خدماتی برای دستیابی به مزایای قطعی حاصل از خدمات استاندارد ولی انعطاف‌پذیر، ارائه می شود. امروزه، فرایند ساختن ماشین شخصی در کارگاه های کوچک، به حالتی نادر و ماجراجویانه تبدیل شده، و زمانی خواهد رسید که ساخت یک مرکز داده‌ی سفارشی نیز به همین صورت خواهد شد.

همچون دیگر صنایع، پیروی از یک الگوی استانداردتر برای پروژه‌های مرکز داده موجب خواهد شد برنامه‌ریزی و ساخت هم برای کاربر و هم برای عرضه‌کننده، بیشتر قابل پیش‌بینی، موثر و انعطاف پذیر باشد.

علاوه بر آن، یک فریاند استانداردشده به طراحان مستعد اجازه داده تا از آنچه به شکل طراحی روتین درآمده دور شده و به سمت خلق پیاپی پروژه‌های بسیار بزرگ، غیرمعمول و پیچیده سوق داده شوند که در این راه به تخصص‌های خاصی و استثنایی نیاز خواهند داشت.

ممکن است که کاربران مشخصا به جزییات کار در فرایند استاندارد پروژه علاقمند نباشند ولی در عین حال، خواهان یک راه‌کار قبل اطمینان و تا حد ممکن سریع و موثر هستند. یک فریاند مانند آنچه که در اینجا مطرح شد، یک سیاست تضمین‌شده برای دستیابی به این نتیجه بوده که همان چهارچوبی کلی برای هدایت پروژه‌ی مرکز داده، از توسعه‌ی مفهوم و ایده‌ی اولیه تا پیاده‌سازی راه‌کار ذکر شده، می‌باشد. فارغ از دسته‌بندی و نام گذاری وطایف در پروژه، چه گام‌های مختلف فرایند در هم ترکیب شده و یا از هم تفکیک شوند، چه به طور داخلی اجرا شده و یا به یک ارائه دهنده‌ی خدمات برون‌سپاری شود، در اصل یکپارچگی در فرایندهای زیربنایی است که عامل حیاتی در موفقیت پروژه به شمار می‌رود. چنانچه تمامی وظایف، به روشنی تعریف شده، تخصیص داده شده و از طریق ورودی و خروجی‌هی درست با دیگر وظایف در ارتباط باشد، می توان مطمئن بود که فرایند عمل خواهد کرد.

فرایندی که در این مقاله بررسی شده، فرایندی است که توسط شرکت اشنایدر الکتریک برای برآورده ساختن الزامات پروژه در اثر یک اجرای کارامد برای مشتریانی ارائه شده که ممکن است تمام و یا قسمتی از فرایند را خودشان انجام داده و یا افرادی را برای خدمات لازم برای بعضی قسمت‌ها استخدام کنند. یک توضیح شفاف و کامل از اجزای فرایند، امکان آن را فراهم آورده که گام‌ها را در قالب بیانیه‌ی کار درآورده و به عنوان یک مدول خدماتی به مشتریانی که مایل به محول کردن مسئولیت‌های پروژه دارند، ارائه می‌کند. دیگر سازمان‌ها نیز ممکن است، تعاریف مخصوص به خود و متفاوتی از همین فرایند، با واژگان و دسته‌بندی وظایف متفاوت ولی با دستاوردهای مشابه از پروژه، داشته باشند.

فرایندی که به خوبی توضیح داده‌شده، یک رویه‌ی عملیاتی استاندارد بوده که برای هر پروژه‌ای با کاربران مختلف و هر شرکت خدماتی معتبر باشد. با داشتن یک متدولوژی استاندارد، مستند و قابل درک، فرایند شسته رفته و قابل پیش‌بینی پروژه اطمینان می‌یابد که پیاده‌سازی سرعت گرفته، ارتباطات تسهیل شده، هزینه‌ها کاهش یافته، نقایص کمتری پیش آمده و اتلاف در منابع نیز برطرف شده است.  

عوامل کلیدی در موفقیت پروژه :

تمرکز بر برنامه‌ریزی یک برنامه‌ریزی که به طور موثری اجرا شود، پایه و اساس یک پروژه‌ی موفق به شمار می‌رود. به گزارش “پروژه‌ی مرکز داده: برنامه‌ریزی سیستم”[11] مراجعه شود. برطرف کردن شکاف ها در مسئولیت ها مسئولیت‌ها باید برای هر جز از فرایند به روشنی تخصیص یافته و پیگیری شود. انطباق کارها با نیازها می‌توان با مرتبط کردن تمامی اقدامات به یک نیاز مشخص،از کارهای بیهوده و بی‌حاصل اجتناب کرد. (سیاست pull-based و یا مبتنی بر استخراج) انتظار بروز تغییر باید رویه‌های اختصاصی و به درستی تعریف شده برای رسیدگی و مدیریت تغییرات و نقایص در اختیار داشت.

 

[1] – See White Paper 116, Standardization and Modularity in Network-Critical Physical Infrastructure (link in Resources section).

[2] – White Paper 116, Standardization and Modularity in Data Center Physical Infrastructure

[3] – user interaction

[4] – White Paper 142, Data Center Projects: System Planning

[5] – Web-based

[6] – فعالیت های غیرهمزمان، جزیی از متدولوژی استاندارد پروژه‌های تجاری به شمار رفته و در اینجا صرفا از آن جهت که در اغلب پروژه‌های مرکز داده مورد سهل‌انگاری واقع می‌شوند، مطرح شده و بر آن تاکید می‌شود.

[7] – engineered-to-order

[8] – Start-up

[9] – White Paper 141, Data Center Projects: Project Management

[10] – Schneider Electric

[11] – White Paper 142, Data Center Projects: System Planning