اصول مدیریت چرخه ی عمر برای صاحبان مرکز داده

مقدمه

صاحبان مرکز داده انتظار دارند که حتی در صورت تغییر الزامات IT یا کسب و کار، باز هم سیستم‌های زیرساخت فیزیکی به طور مستمر و و متناسب با مشخصات عملکرد طراحی تجهیزات، تا پایان عمر مفید در نظر گرفته شده، به کار خود ادامه دهند. میزان آشنایی و درک مدیریت از فازهای چرخه ی عمر مرکز داده و ارتباط درونی این فازها با هم، به اطمینان از این موضوع کمک می کند. با درک تصویر کلی –در هر فاز چه رخ خواهد داد، وظایف کلیدی مدیریت چیست، چه مشکلاتی بروز خواهد کرد و یک فاز چگونه بر فاز بعدی تاثیر خواهد گذاشت- سازمان قادر خواهد بود به اهداف خود در زمینه‌ی هزینه، سرعت پیاده‌سازی، دسترسی و بهره‌وری دست یابد. این مقاله، به دنبال ایجاد چنین درکی در میان صاحبان و مدیران مراکز داده می باشد.

در شکل 1، چرخه ی عمر مرکز داده نمایش داده شده که متشکل از پنج فاز اساسی بوده شامل: برنامه‌ریزی، طراحی، ساخت، عملیات و ارزیابی. چنین دیدگاهی از چرخه‌ی عمر مرکز داده را می توان هم در پروژه های ساخت مراکز داده‌ی جدید و هم در پروژه‌های ارتقا و تجمیع بکار برد. باید توجه داشت که در اصل چرخه‌ی عمر پروژه ذاتا با سه فاز برنامه‌ریزی، طراحی و ساخت، تکمیل می شود.

فاز برنامه ریزی

فاز برنامه ریزی[1]، که ممکن است به عنوان “برنامه نویسی” نیز از آن یاد شود، اولین فاز در تمام چرخه‌ی عمر مرکز داده ( یا پروژه) است. هرچند این فاز باید کوتاه ترین و کم‌هزینه‌ترین فاز باشد، ولی می تواند بیشترین تاثیر را بر هزینه‌ها و قابلیت های مرکز داده، داشته باشد. پروژه های مرکز داده، در صورتی که به خوبی سامان دهی و مدیریت شوند، به آسانی و با سرعت پیش رفته و بعدها نیز در فازهای طراحی و ساخت، کمتر با حوادث پیش بینی نشده‌ای که به تاخیرهای هزینه‌بر، تکرارهای متعدد در طراحی و دوباره کاری ها می انجامد، روبرو می‌شوند. اگر فاز اولیه‌ی برنامه‌ریزی به خوبی مدیریت شود، تنها مدت کوتاهی به قدر چند هفته زمان می برد. اما با مدیریت ضعیف، ممکن است این فاز ماه ها به طول انجامیده و تاثیر منفی بر مدت فازهای بعدی خود نیز باقی بگذارد.

در این فاز معمولا صاحبان تجهیزات و دپارتمان IT، مدیران اجرایی آن ها، CFO (رئیس امور مالی) و شاید گروهی از مشاورین املاک در شرکت در جلساتی گرد هم آمده تا تعیین کنند که در پروژه، قرار است چه چیزی ساخته شود.  این فاز برنامه‌ریزی باید پارامترهای کلیدی پروژه در مورد سیستم فیزیکی که قرار است ساخته شود (مفهوم سیستم) و انتخاب سایت را مشخص کرده و فرایندهایی را که این پارامترها را در پروژه مشخص خواهند کرد، تدوین کند.

فرایندهای ایده‌آل پروژه[2]

اجرای موفق پروژه عمدتا به فرایندهایی بستگی داشته که در مسیر توسعه و تحقق، از مفهوم تا تحویل موقت، آن را هدایت می کند. مشکل اصلی متدوال در بسیاری از پروژه های مراکز داده، زمان هدررفته، اتلاف پول، یا معایب ناشی از نقایص در فرایندها-تحول و تحویل های مسئولیتی ناکارآمد، مسئولیت های مبهم، تصمیمات نا آگاهانه و دیگر خطاهای ارتباطی یا اجرایی-می باشد. این مشکل، لزوما به دلیل اشکالات در فعالیت های نهادهای مختلف –مانند کاربر نهایی، تامین کننده(های) سخت‌افزار، مهندسین طراح-در فرایند رخ نداده بلکه دلیل آن، نبود فرایندی مشترک و فراگیر جهت راهنمایی تمام نهادها به عنوان یک تیم، و تبیین مسئولیت ها و ارتباطات است.

برای جلوگیری از این مشکلات، فرایندی رسمی، استاندارد و مستند باید به کار گرفته شود. در گزارش “پروژه‌های مرکز داده: فرایندهای استاندارد”[3]، تعریف و توضیح دقیقی از چنین فرایندی ارائه شده است. فارغ از روش مشخص به کار رفته، فرایند باید پروژه را به طور موثر، قابل اعتماد و قابل درک، و با حاشیه ی امن مورد نیاز برای برطرف کردن مشکلاتی چون تحول و تحویل های مسئولیتی ناکارآمد، مسئولیت های مبهم و اطلاعات از دست رفته، هدایت کند. فرایند باید در مورد آن که ذینفعان چه کسانی هستند و چه کسانی می‌بایست در هر تصمیم گیری و تایید هر مایل‌استون دخیل باشند، به دقت و روشنی توضیح دهد. همچنین باید استراتژی هایی جهت مدیریت رخدادهای غیرمنتظره مانند تغییرات و نقایص پروژه را نیز در بر گیرد. فرایند باید ماژولار و در پیکربندی، انعطاف پذیر باشد تا با پروژه‌هایی دارای ابعاد و پیکربندی های مختلف، همخوانی پیدا کند.

یک فرایند استاندارد که تمام الزامات آمده در بالا را برآورده سازد، باید دارای خصوصیات زیر باشد:

• هر فعالیت ضروری برای تکمیل پروژه، در فرایند لحاظ شده باشد.
• ورودی‌ها و خروجی‌های هر گام به روشنی تعریف شده باشد.
• هر خروجی تولید شده، باید یا ورودی یک گام دیگر بوده یا یکی از خروجی های نهایی پروژه باشد. هیج تلاشی نباید در جهت تولید خروجی های فرعی که بر پیشرفت یا نتیجه‌ی نهایی پروژه، تاثیر ندارند، تلف شود.
• مسئولیت هر گام فرایند باید به وضوح به فردی اختصاص داده شده باشد، تا هیچ خطا و اشتباهی به خاطر گام های تخصیص داده نشده یا مبهم، رخ ندهد.
• میان گام ها هیچ فاصله و زمان مرده‌ای نباشد. هر گام توسط ورودی و خروجی های خود، به گام قبلی و بعدی خود مرتبط است. زمانی که یک گام تمام ورودی های خود را در اختیار دارد، باید بتواند فعالیت هایش را تکمیل کرده و خروجی ها خود را در اختیار گام بعدی که به آن وابسته است، قرار دهد.
• باید کارکردهای “غیر همزمان” خاصی وجود داشته باشد تا در طول مراحل پروژه، به حالت آماده باقی مانده تا به طور سیستماتیک، به تغییرات برنامه‌ریزی نشده و اصلاح معایب، رسیدگی کند.
• گام ها می توانند برای پیکربندی مناسب فرایند متناسب با پروژه‌ی مورد نظر، حذف شوند.
• یک سیستم پیگیری وضعیت مبتنی بر وب، باید در دسترس تمام ذینفعان (هم مشتریان و هم هر نهادی که خدماتی به پروژه ارائه می‌دهد،) قرار گرفته تا مستندات، اطلاعات و گزارش ها را به اشتراک بگذارد.

مفهوم سیستم

خروجی اصلی فاز برنامه ریزی باید توضیحی مفصل و قابل توجه از سیستمی(یا همان مفهوم سیستم) باشد که قرار است ساخته شود که شامل مشخصات تایید شده‌ی کاربر و محدودیت ها، و همچنین همه ی استانداردها، مقررات، تخصیص منابع، مهلت ها و الزامات فرایندی بوده که پروژه باید از آن ها پیروی کند. این مجموعه‌ی اطلاعات تایید شده و مورد توافق (الزامات طراحی) به ورودی فاز طراحی، تبدیل می‌شود.

گزارش “پروژه های مرکز داده: برنامه‌ریزی سیستم”[4] به تعریف و توضیح توالی برنامه‌ریزی که به توسعه ی مناسب این ورودی ها برای فاز طراحی منجر می‌شود، می پردازد.  توالی برنامه‌ریزی یک روند منطقی از افکار، فعالیت و هر اطلاعاتی است که ایده‌ی اولیه پروژه را به مجموعه ای از الزامات و مستنداتی که عملکرد و هزینه‌ی مرکز داده ی ساخته شده را کنترل می کند، تبدیل می‌سازد. در اجرای فرایندهای استاندارد پروژه توسط اشنایدر الکتریک که در بالا مطرح شد، برنامه ریزی سیستم در چهار وظیفه دسته‌بندی شده که مطابق شکل 2، در طول فاز برنامه‌ریزی پروژه اتفاق می افتند.

برنامه‌ریزی پروژه معمولا چالشی برای بیشتر سازمان ها به شمار می‌رود. برنامه ها اغلب با ارتباطات ضعیفی میان ذینفعان مختلف تجاری در سازمان، جریان دارند. ممکن است پیشنهادات بسیاری که با جزئیات فنی طولانی شرح داده شده، در اختیار تصمیم گیرندگان قرار داده شده ولی با این‌حال، اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیمات تجاری مناسب، در دسترس آنان نباشد. تغییرات در برنامه که در ابتدا کوچک به نظر می‌رسند، ممکن است بعدها، زمانی که مرکز داده وارد فاز ساخت/اجرا شده، عواقب مهمی در هزینه ها به دنبال داشته باشند. فرایند برنامه ریزی و تایید می تواند مدت زمان طولانی را به خود اختصاص داده و معمولا حوادث غیر منتظره یا تغییراتی که در اواخر برنامه‌ریزی پیش می‌آید،منجر به دوباره‌کاری شده که این نیز خود به تاخیرات قابل توجهی در تکمیل پروژه می‌انجامد.

تجربه‌ی ما در بسیاری از پروژه های مرکز داده، نشان داده که بسیاری از مشکلات قابل پیشگیری هستند تنها اگر:

• تصمیم گیرندگان درست، اطلاعات درست را در زمان درست دریافت کنند.
• تمرکز اصلی بر اطمینان از درک مشترک و توافق نهایی از پارامترهای کلیدی پروژه قرار داده شود: حساسیت، ظرفیت، برنامه‌ی رشد و توسعه، بهره‌وری، توان و بودجه؛
• کار طراحی دقیق و پرجزییات، تا پیش از تایید و توافق در مورد الزامات طراحی و پایان فاز برنامه‌ریزی، آغاز نشود.

گزارش ” پروژه‌های مرکز داده: برنامه‌ریزی سیستم”، به تفصیل در مورد راه‌های عملی کردن این راه‌کارها توضیح می‌دهد.

اشتباهات متداول در برنامه‌ریزی 1.       تمرکز بر هزینه‌ی عملیاتی به جای TCO- گزینه‌ها در طراحی سیستم بر هزینه‌های عملیاتی و هزینه‌ی سرمایه تاثیر گذاشته و در نتیجه، هر دوی آن ها باید مورد توجه قرار گیرند. 2.       تخمین‌های ضعیف از هزینه‌ی ساخت- رایج‌ترین دلیل در انحراف از برنامه زمانی و دوباهر‌کاری‌ها در طراحی محسوب می‌شود. با تیم طراحی از نزدیک، همکاری کرده و حتی پیمانکار را نیز در این کار، مشارکت دهاید تا از تخمین دقیق هزینه اطمینان یافته، و نه تنها هزینه‌ی عملیاتی، بلکه TCO را به درستی درک کنید. 3.       معیارهای نادرست در طراحی- عدم درک درست از تاثیرات زمان/هزینه بر گزینه‌های طراحی، به اتلاف و دوباره‌کاری منجر خواهد شد. 4.       انتخاب سایت پیش از معیارهای طراحی- با در نظر گرفتن مشخصات یک سایت تعیین شده، الزامات طراحی به طور مناسب‌تری تبیین خواهند شد. 5.       طراحی فضا پیش از تعیین معیارهای طراحی- طراحی فضا باید بر اساس تعیین توان مصرفی صورت گیرد. 6.       طراحی غیر قابل تغییر و انطباق– از طراحی‌های انعطاف‌پذیر و ماژولار استفاده کنید تا با عدم‌قطعیت‌های پیش رو بهتر منطبق شوند. 7.       اشتباهات و سوتعبیرها در PUE- به هزینه‌های عملیاتی غیرضروری منجر می‌شود. 8.       سوتعبیرها در LEED- بر بودجه و برنامه‌ی زمانی، تاثیر نامطلوبی خواهد داشت. 9.       طراحی‌های بیش از حد پیچیده- که به اتلاف هزینه و احتمالا قابلیت اطمینان کمتر، منجر خواهد شد. 10.   برای دریافت اطلاعات بیشتر، به گزارش “9 اشتباه اصلی در برنامه‌ریزی مرکز داده”[5] مراجعه نمایید.

 

برای اطمینان از اعتبار و سودمندی مجموعه ی الزامات طراحی آمده در بالا در فاز طراحی-که در آن،کار طراحی دقیق و پرجزییات برای ایجاد طراحی های قابل ساخت انجام می گیرد- مهندسان طراح (یا شرکت مهندس مشاور) باید در ابتدای فاز برنامه‌ریزی، مشارکت داشته باشند. آنان قادرند اعتبار فرضیه ها و انتخاب های طراحی را از لحاظ فنی تایید کرده و در نتیجه، از دوباره کاری ها و تکرارهای متعدد طراحی که به اتلاف زمان، پول و تلاش منجر می‌شوند، جلوگیری کنند. مشاوران ساخت همچنین می‌توانند در این مرحله به بازبینی پارامترهای کلیدی پروژه در قالب الزامات ساختاری پرداخته که به اطمینان از دقت بالاتر در تخمین های کلی از هزینه های پروژه کمک کرده و اعتبار بالاتری به انتخاب های اولیه‌ی پروژه می‌بخشد.

اگر مشخصا شرکت مهندسی هنوز در پروژه دخیل نشده است، طراحی‌های مرجع باید به عنوان مدل‌هایی از مفاهیم سیستم به کار گرفته شده تا در مقایسه های سریع و محاسبات صورت گرفته در مصالحه ها در طول این فاز اولیه‌ی برنامه‌ریزی، موثر واقع شوند. طراحی مرجع مرکز داده که از سوی برخی از سازندگان ارائه شده، برنامه‌ی اصولی معتبر و مستندی بوده که توضیح داده چگونه سیستم های زیرساخت فیزیکی، طراحی شده، پیکربندی شده و توسعه یافته و همچنین کدام یک از اجزای مشخص شده، استفاده شده است.

از آنجا که طراحی های مرجع از پیش طراحی شده و مبتنی بر تجارب پیشین هستند (یعنی پیشاپیش برای به کارگیری تایید شده‌اند)، این طراحی ها راهی قابل اطمینان و معتبر برای توسعه‌ی مفهوم سیستم بوده که شامل پارامترهای کلیدی پروژه که مورد توافق تمام ذینفعان نیز قرار گرفته، می‌باشد. برای اطلاعات بیشتر، به گزارش “فواید استفاده از طراحی مرجع”[6] مراجعه شود.

انتخاب سایت

تنها پس از آن که مفهوم سیستم تعیین شده و مورد توافق قرار گرفته، تیم پروژه می تواند به ارزیابی سایت بپردازد. مشکل در انتخاب زودهنگام یک سایت آنست که این انتخاب ممکن است در نهایت الزامات طراحی در مرکز داده‌ی طراحی شده را برآورده نکند. در زمان ارزیابی یک سایت جدید یا موجود، تمام ریسک های مربوط به دسترسی و فواید اقتصادی آن را باید در نظر گرفت.  هر سایت دارای ریسک هایی مربوط به جغرافیا (مانند گردباد، طوفان، زلزله، و غیره)، شرایط محلی سایت (مانند مهارت‌های نیروی کار، زیرساخت های شهری، مالیات) و خود ساختمان (مانند سن ساختمان، نوع بارهای وارده) می‌باشد. ملاحظات مالی کلیدی شامل هزینه‌های انرژی، تنظیمات/ تشویقی‌های مالیاتی و هزینه های کارگری می‌باشد.  برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه ی انتخاب سایت مرکز داده، به گزارش “انتخاب سایت برای تجهیزات با مشاغل حیاتی و حساس”[7] مراجعه شود.

فاز طراحی

در این فاز بعدی در چرخه‌ی عمر مرکز داده، کار دقیق طراحی آغاز شده که نیازمند تبدیل خروجی های فاز برنامه‌ریزی (شکل 2) به طرح های دقیق و مختصِ سایت و مستندات قابل اجرای ساخت(نقشه ها و مشخصات) می باشد. این مستندات از سوی مهندسان شرکت مشاور، مهر زده و تایید شده، به تایید مالک رسیده و در نهایت، برای کسب مجوز از مراجع ذیصلاح قانونی(AHJ) به کار می‌رود. همچنین در طول این فاز، پیمانکاران ساخت، ارزیابی و انتخاب می‌شوند. در یک مدل “طراحی/ساخت” که به خوبی مدیریت شده، این فاز به خاطر زمان مورد نیاز برای فرایند مناقصه و از آنجا که تا نهایی شده نقشه ها، نمی‌توان مرحله‌ی ساخت را آغاز کرد، 8 تا 10 هفته به طول خواهد انجامید.

در این فاز، آنچه که دقیقا رخ می دهد، کی رخ داده و چقدر طول می کشد و چه کسی در آن دخیل بوده، متناسب با فاکتورهای متعددی شامل نوع روش اجرای به کار رفته (به متن داخل کادر “مدل‌های اجرای پروژه” رجوع شود)، ابعاد/محدوده‌ی پروژه، و همچنین نیازهای خاص، مشخصات، دانش و مهارت تیم پروژه‌ی مرکز داده، تغییر می‌کند. ولی در سطحی کلی‌تر، آنچه که معمولا در فاز طراحی برای پروزه‌ی مرکز داده‌ی جدید رخ می‌دهد، در شکل 3 نمایش داده شده است.

مالکان یا نمایندگانشان عموما معماری را استخدام کرده که وی نیز، یک شرکت مهندسی مشاور (CE)(اگر پیشتر کسی از کارکنان یا خارج شرکت، برای این کار در نظر گرفته نشده باشد) را برای آغاز تبدیل الزامات اصلی مالک به اسناد دقیق طراحی، استخدام می کند. در روشی دیگر، شرکت‌های “طرح و ساخت” هستند که تمامی خدمات معماری، مهندسی مکانیک و برق (MEP)، سازه و دیگر خدمات را تحت نظارت یک شرکت، ارائه می‌دهند. برخی از این شرکت های تماما یکی شده، که در پروژه های مرکز داده تخصص دارند، ممکن است خدمات تحویل موقت، عملکرد تجهیزات، مدیریت انرژی و حتی مدیریت ساخت را نیز ارائه دهند. باید در نظر داشت که معماران، مهندسین مشاور و شرکت های طرح وساخت در محدوده، توانایی‌ها و تجاربشان، بسیار متنوع و متغیر هستند. در برخی موارد، این شرکت ها بعضی از موارد و قسمت های بیانیه‌ی کار( SOW یا همان مستندات کاری که باید انجام شود) را با قراردادهای فرعی دیگری به دیگر شرکت‌ها می‌سپارند که این شرکت‌ها ممکن است دارای توانایی‌ها و تخصص‌هایی باشند که شرکت مسئول SOW (یا همان شرکت اولیه) ندارد.

همچنین باید توجه داشت که این گزارش توضیحی کلی و معمول از فازهای طراحی و ساخت ارائه می‌دهد. ممکن است از این فرایند، انواع مختلفی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، مشتریان سازمانی و کلان ممکن است دارای مشاور املاک اختصاصی یا گروه خدمات تجهیزات/ساختی بوده که همه‌ی اعضای معمار، CE شرکت و پیمانکار عمومی را تحت مدیریت خود داشته باشد. بعضی از شرکت‌ها نیز ممکن است یک مدیر ساخت را انتخاب و استخدام کرده تا مشخصا در این جهت اقدام کند. گاهی نیز مدیر ساخت ممکن است به عنوان سازنده‌ای عمل کند که با مالک مرکز داده همکاری کرده تا هر دو تیم(پیمانکاران فرعی) طراحی و ساخت را استخدام و مدیریت کند.

همان طور که در شکل 3 نشان داده شده، در مدل اجرای پروژه “طراحی/مناقصه/ساخت”[8] (به متن داخل کادر “مدل‌های اجرای پروژه” مراجعه شود)، پیمانکاران عمومی ساخت از طریق فرایند مناقصه در هر مرحله از تکمیل مدارک طراحی، انتخاب می‌شوند. اگرچه عموما مسئولیت و مدیریت این فرایند با معمار یا  شرکت طراح بوده، ولی مالک نیز باید در آن مشارکت داده شده و در نهایت شرکت یا پیمانکار انتخاب شده را تایید کند.

در حین انتخاب پیمانکار یا شرکت، بسیار حایز اهمیت است که مالک درک روشنی از هویت آن ها و نحوه‌ی سازگاری‌شان با نیازها و اولویت‌های مالک، داشته باشد. سوالات زیر را باید یه عنوان مالک، در زمان انتخاب یا تایید انتخاب شرکت‌ها یا پیمانکاران، در نظر گرفت:

• شرکا و مشتریان قبلی در مورد آن‌ها چه نظری دارند؟
• آیا پشتیبانی محلی واقع در محل، مورد نیاز است یا شرکت می توانند دور از محل پروژه قرار داشته باشد؟
• آیا آنان در زمینه‌ی الزامات مقررات محلی و دیگر قوانین، دانش و معلومات کافی دارند؟
• در زمینه‌ی طراحی/ساخت مراکز داده، چقدر تجربه دارند؟ و آیا این تجارب پیشین، با پیچیدگی پروژه‌ی حاضر همخوانی دارد؟
• چه خدماتی ارائه می‌دهند و آیا با نیازهای پروژه، سازگارند؟
• اگرچه شرکتی ممکن است انواع متعددی از خدمات را ارائه دهد، ولی آیا لزوما این شرکت برای ارائه‌ی خدمات مورد نیاز بالاترین توانایی (یا توانایی کافی) را دارد؟
• آیا مهارت‌ها/منابع برای مدیریت داخلی پروژه در اختیار بوده یا شرکت باید چنین خدماتی را فراهم آورد(یا مدیر ساخت دیگری بدین منظور استخدام شود)؟
• آیا شنوندگان خوبی هستند؟ آیا تمایل بر طراحی مطابق با نیازها و اولویت های شما دارند؟ یا تمایلشان بیشتر در جهت به‌کارگیری طراحی‌های مورد نظر خود یا استفاده شده در قبل، است؟ (استفاده‌ی مجدد از طراحی های امتحان شده تنها در صورتی می‌تواند مفید باشد که با الزامات تایید شده‌ی معتبر شما نیز همخوانی داشته باشند.)

متاسفانه، با بروز تغییرات در الزامات، اولویت ها و محدودیت ها یا حوادث پیش بینی نشده، معمولا تکرارها و دوباره‌کاری‌های بسیاری در طراحی مشاهده می‌شود. اگر فاز اولیه‌ی برنامه‌ریزی همانطور که توضیح داده شد، به درستی مدیریت شود، این تکرارهای پرهزینه و زمان‌بر نیز به حداقل رسانده می‌شوند. مشارکت دادن افراد درست، در زمان مناسب و با تمرکز بر مسایل درست،  نقش کلیدی را در عملی ساختن این فرایند بازی می کند. نکته‌ی مهم در طول فازهای برنامه‌ریزی و طراحی، مشارکت افراد مناسب در فاز طراحی دقیق بوده تا از برآورده شدن انتظارات، توافقات و الزامات ذینفعان اطمینان حاصل شود. در جدول 1 که در ادامه آمده، لیستی از این افراد آورده شده و نقش های اصلی آنان در این فرایند توضیح داده شده است.

یک ابزار مهم در اطمینان از “مشارکت افراد درست، در زمان مناسب و با تمرکز بر مسایل درست”، همان قرارداد مالک با معمار یا شرکت طرح و ساخت (و/یا در صورت وجود، با مدیر ساخت) می‌باشد. در این قرارداد، نقش‌ها و مسئولیت های ذینفعان کلیدی در هر فاز تعریف شده و توضیح داده می‌شود، الزامات بیمه و جبران خسارات توضیح داده شده، هزینه‌ی کار، روش حل تعارضات، فرایند دستور تغییر و محدودیت ها و فرایندها و دلایل فسخ تشریح می‌شوند. محدوده‌ی قرارداد باید در برگیرنده‌ی هر دو فازهای طراحی و ساخت باشد. قرارداد خوب باید حافظ ارتباطات مناسبی باشد که اعتماد و همکاری را میان نهادها ارتقا دهد.  قرارداد خوب باید نهادها را تشویق کرده تا با هم کار کنند و در نهایت، از بیشترین منافع مالک در طول پروژه، محافظت کرده و آن را بهبود بخشد. نهادها نیز باید پیش از آغاز کار دقیق طراحی، به نگارش و امضای قرارداد بپردازند.

·         مدل‌های اجرای پروژه در صنعت مرکز داده، دو نوع مدل بسیار متداول است: “طراحی/مناقصه/ساخت” روش های سنتی که در آن پیمانکاران در طول توسعه‌ی طراحی در مناقصه شرکت کرده، پیمانکار ارائه دهنده‌ی پایین ترین قیمت منطقی که الزامات را نیز برآورده سازد، انتخاب شده و ساخت آغاز می‌شود. مزایا: احتمالا با هزینه‌ی کمتر (اگر دستورات تغییر طراحی کنترل شوند.) معمولا گزینه های بیشتری از سوی سازندگان بیشتر برای طراحی مورد نظر ارائه می‌شود. معایب: فرایند مناقصه ممکن است تا چند ماه بر برنامه‌ی زمانی پروژه بیفزاید. “طراحی/ساخت” مالک یا معمار، تیمی را به عنوان مسئول هم طراحی و هم ساخت، استخدام می کند. انتخاب بر اساس معیارها و قیمت صورت می‌گیرد. قیمت تضمین شده است و دستورات تغییر معمولا از سوی پیمانکار مجاز دانسته نمی‌شود. مزایا: با حذف زمان مورد نیاز برای فرایند مناقصه و با آغاز ساخت به موازات توسعه‌ی مدارک طراحی، برنامه‌ی زمانی تا چند ماه کوتاه می‌شود. احتمال دریافت تجهیزات دقیق، سیستم ها و طراحی مشخص شده، برای مالک افزایش می‌یابد. باعث مشارکت زودهنگام پیمانکار در طراحی شده که احتمالا به کاهش ریسک و تکرارها در طراحی، می‌انجامد. همکاری نزدیکی بین طراحان و پیمانکاران را گسترش می‌دهد. معایب: احتمالا پایین‌ترین هزینه انتخاب نمی‌شود.

 

جدول 1: شرکت کنندگان کلیدی در فارهای برنامه‌ریزی و طراحی پروژه

شرکت‌کنندگان در پروژه	نقش کلیدی در فازهای برنامه‌ریزی/طراحی برای سیستم های زیرساخت فیزیکی
مالک (یا نماینده‌ی مالک)	پارامترهای کلیدی پروژه که مسیر تصمیمات را مشخص می‌کنند: حساسیت، برنامه‌ی توسعه، ظرفیت، بهره‌وری و بودجه، را تعریف کرده و بر آن ها توافق کنند. این کار باید در هماهنگی با مهندسان MEP، مسئول تحویل موقت، اپراتورهای تجهیزات، مشاور/دپارتمان IT و معمار، صورت گیرد. معمار/شرکت CE یا شرکت طرح و ساخت را انتخاب کند. توسعه های مستمر طراحی و فرایند مناقصه‌ی پیمانکار، مورد بازبینی و تایید قرار بدهد. از لحاظ شدن پارامترهای کلیدی پروژه در طراحی دقیق و پرجزییات، اطمینان یابد. با معمار یا شرکت طرح و ساخت جهت اجرای بررسی سایت و مجوزها و پروانه‌های ایمنی، همکاری کند.
معمار	ساختار فیزیکی تجهیزات را طراحی و مدیریت می کند. گاهش مواقع مهندسین MEP را استخدام و مدیریت می کند. برخی از معماران ممکن است در میان کارکنان، مهندسانی نیز به کار گماشته باشند که در این صورت، خود معمار، طراحی‌های MEP را نیز مدیریت می‌کند. طراحی سازه را در راستای طراحی‌های الکتریکی و مکانیکی، ارائه و مدیریت می‌کند. بعضی از معماران، استخدام و مدیریت پیمانکار عمومی را نیز بر عهده می‌گیرند.
شرکت CE (مهندسان MEP)	مدارک دقیق و پرجزییات طراحی را برای سیستم های IT، الکتریکی و مکانیکی، ارائه و مدیریت می کند. مسئولیت اطمینان از تطابق طراحی و ساخت با بودجه‌ی مالک و پارامترهای کلیدی پروژه، را بر عهده دارد. گاهی شرکت CE به جای معمار، پیمانکار عمومی را استخدام و مدیریت می‌کند. شرکت CE در توانایی‌هایشان در زمینه‌ی تحویل موقت، خدمات مدیریت پروژه/ساخت و غیره، به شدت با یکدیگر تفاوت دارند.
مشاور یا دپارتمان IT	مشاوران یا دپارتمان IT باید در پروژه مشارکت کرده و الزامات مشخصIT(نوع ارائه خدمات/SLA، سخت افزار سرور، شبکه و ذخیره ساز و الزامات سخت افزار/ نرم افزار/ اپلیکیشن و غیره) را تعیین کنند. این الزامات نیز به نوبه‌ی خود، الزامات زیرساخت‌های فیزیکی را تعیین می کنند. فاوا باید در فرایند برنامه ریزی و طراحی زیرساخت‌های فیزیکی مشارکت جسته و از تامین منابع برق، سرمایش و فضای مورد نیاز برای پاسخگویی به الزامات IT در پروژه، اطمینان حاصل کند.
مشاوران انرژی/LEED	اینان مشاوران خبره‌ای هستند که مصرف انرژی را اندازه گیری، نظارت و گزارش کرده و/یا در مورد آن مشاوره می‌دهد. برخی از آنان به مدیریت و مشاوره بر نحوه‌ی دریافت گواهینامه ی LEED[9] برای تجهیزات می‌پردازند. در فازهای برنامه ریزی و طراحی، این مشاوران می توانند اطمینان یابند که طراحی های دقیق، بازتاب دهنده ی الزامات مالک برای بهره وری انرژی و تاثیرات زیست محیطی پیش از ساخت مرکز داده، می‌باشند. در برخی موارد، معمار یا شرکت طرح و ساخت، چنین تخصصی دارند.
مسئول تحویل موقت	مسئول تحویل موقت چه مستقل بوده و چه عضوی از کارکنان شرکت CE(یا طرح و ساخت) باشد، به تست و اطمینان از نصب، عملکرد و روابط سیستم ها می‌پردازد. در طول فاز طراحی و برنامه‌ریزی، این مسئول یک برنامه دقیق شامل توالی زمانی و مبتنی بر دستورات، را ایجاد کرده و توسعه داده تا در تست تمام سیستم های زیرساخت های حیاتی به کار رود. در حالت ایده‌آل این توسعه تحت نظارت طراحان شرکت CE انجام می‌گیرد. همکاری با یکدیگر در فازهای اولیه، به اطمینان از روند حرکت ساده تر و سریع تر به سوی مرکز داده‌ای با عملکرد قابل اطمینان، منجر می‌شود.
عملکرد تجهیزات	کارکنانی که روزانه به کار با تجهیزات و نگهداری آن مشغولند، باید در این فازهای اولیه ی پروژه مشارکت داشته باشند. تخصص‌های عملی آنان در تایید اعتبار و مشاوره در انتخاب میان گزینه‌ها، موثر می‌باشد.  مشارکت آنان کمک می کند تا از بهینه‌سازی مناسب تر مرکز داده برای عملکردی قابل اعتماد و کارامد، اطمینان حاصل شود. هر یک از کارکنان با مشارکت زودهنگام خود، می تواند به توسعه‌ی موثرتر مستندات برنامه‌ی عملیات و نگهداری(O&M) و توسعه/اجرای برنامه‌ی آموزش مورد نیاز اپراتورها، کمک کنند.
پیمانکار عمومی	با معمار یا طراح/سازنده برای انجام تمام یا بخشی از کار ساخت قرارداد دارد. اگرچه پیمانکار می‌تواند پیش از تحویل پروژه به مرحله‌ی ساخت، نیز مورد مشورت قرار گرفته تا در تایید اعتبار ، اعمال نظرات و مشاوره بر گزینه های طراحی معماری و MEP از منظر هزینه، زمان، مجوز و دیگر مقررات و الزامات قانونی، مفید باشد. پیمانکاران معمولا در پایان فاز طراحی، پروژه را برای آغاز ساخت، در دست می‌گیرند.
پیمانکاران فرعی	مستقیما با پیمانکار عمومی برای اجرای قسمت مشخصی از کار در پروژه‌ی مورد نظر، قرارداد دارند. پیمانکاران فرعی معمول شامل متخصصان برق، مکانیک، شبکه و ولتاژ ضعیف هستند. پیمانکار (تایید شده از سوی مالک) به طور معمول این پیمانکاران فرعی را در اواخر فاز طراحی یا اوایل فاز ساخت، انتخاب می کند. دانش تخصصی آنان می‌تواند در شناسایی و حل مشکلات مربوط به طراحی یا ساخت، بسیار مفید باشد.
سازندگان تجهیزات	وظیفه‌ی طراحی، تولید، تست، تحویل و اغلب نصب/پیکربندی و نگهداری تجهیزات را بر عهده دارند. در طول این فازهای ابتدایی، سازندگان تجهیزات به انتشار مدارک و نقشه‌ها شامل مشخصات محصول برای برگزاری مناقصه‌ی پروژه، اقدام می‌کنند. سازندگان در اواخر فاز طراحی و اوایل فاز ساخت تحت نظارت و تایید مالک، انتخاب می‌شوند. سازندگان می توانند در فازهای ابتدایی پروژه، با ارائه‌ی مشاوره در طراحی، آموزش کارکنان عملیاتی و اطمینان از رسیدن به مهلت های زمانی تعیین شده، با تیم همکاری کنند.

میزان مشارکت و تعداد افراد و رشته های مورد نیاز در هر پروژه‌ کاملا تحت تاثیر ابعاد و موقعیت پروژه است. در کل هر چه پروژه بزرگ‌تر و پیچیده تر باشد، تعداد افراد فعال در پروژه نیز به همان نسبت افزایش خواهد یافت. به عنوان مثال، در یک مرکز داده‌ی موجود، که فضای مازاد و بلااستفاده‌ی زیادی دارد، افزایش ظرفیت برق و سرمایش احتمالا به مشاوران معمار یا LEED نیاز نخواهد داشت.

در پروژه‌ی مرکز داده معمولا از “تیم های طراحی و ساخت” با نام ذینفعان یاد می‌شود. گروه طراحی عموما متشکل از معمار، مهندسین MEP و IT می‌باشد. تیم ساخت از سوی دیگر، شامل پیمانکار عمومی، پیمانکاران فرعی و سازندگان تجهیزات است.

پیش از آن که فاز ساخت آغاز شود، این تیم ساخت طرحی برای پروژه با شناسایی اجزای مسیر بحرانی توسعه داده، یک برنامه‌ی تحویل موقت، بودجه‌بندی، برنامه پرداخت و زمان بندی ایجاد می‌کند. بسیار مهم است که تیم ساخت و تیم طراحی در ارتباط نزدیکی با یکدیگر کار کرده تا زمانی که مدارک و مستندات طراحی وساخت نهایی می‌شوند، از واقع‌بینانه بودن طرح ها، برنامه‌های زمانی و بودجه بندی‌ها، اطمینان یابند. و همچنین مالک نیز باید پس از اتمام کار، نتیجه را بازبینی و تایید کند.

فاز ساخت

مدارک و نقشه های ساخت (که پیشتر توضیح داده شد)، در طول فاز طراحی با جزییات توسعه یافته و در برگزاری مناقصه برای پیمانکاران(در صورت به کارگیری مدل طراحی/مناقصه/ساخت) به کار رفته، از کسب مجوزهای ساخت اطمینان یافته، و در پایان نیز، به عنوان مبنایی برای آنچه در واقعیت در سایت انتخاب شده، ساخته شده است، در نظر گرفته می‌شود. در صورت اجازه از سوی مالک، تیم ساخت که تحت نظارت و رهبری شرکت طرح و ساخت یا معمار یا پیمانکار عمومی قرار داشته، مطابق با طرح پروژه، کار ساخت را آغاز می کند.

اعضای تیم باید بر وظایف محوله‌ی خود مانند ساخت و ساز، تضمین کیفیت/کنترل کیفیت QA/QC، بخش های مکانیکی، الکتریکی، یکپارچه‌سازی تجهیزات و غیره،  تمرکز داشته باشند. باید تضمین کیفیت و بازرسی‌های  متداولی انجام شده و سپس نیز نتیجه‌ای آن، گزارش شود.  باید جلسات هفتگی برگزار شده و نتایج جلسات، به عنوان پیشرفت کار به مالک گزارش داده شوند. مالک نیز باید بر وضعیت پیشرفت، عملکرد کیفیت و شناسایی به موقع ریسک های برنامه زمانی، متمرکز باشد.

زمانی که سیستم‌ها ساخته شده، نصب شده و با یکدیگر نیز یکپارچه شدند، فرصت مناسبی برای آموزش مالک و تیم عملیاتی تجهیزات ، در فاز ساخت فراهم شده است. یکی از ابعاد این آموزش ، تشریح مسئولیت تیم ساخت برای تدوین سند فهرست اقلام اطلاعاتی، نقشه‌های چون ساخت، راهنمای استفاده‌ی تجهیزات، توالی مدارک عملیاتی، برگه های داده‌های ایمنی مواد و مصالح(MSDS)، و مدارک گارانتی می‌باشد. این تهیه‌ی مستندات، با آموزش مستقیم توسط سازندگان تجهیزات در سیستم های زیرساخت فیزیکی، ترکیب شده و باهم، محتوای منبع مورد نیاز برای توسعه‌ی روش های عملیاتی اورژانسی (EOP) و دستورالعمل ها را شکل می‌دهند. این رویه های مکتوب شده، ویژگی کلیدی در برنامه‌ی موثر عملیات و نگهداری(O&M) تجهیزات به شمار می‌رود.

فاز ساخت تنها زمانی تکمیل‌شده در نظر گرفته می‌شود که:

• تضمین کیفیت تایید کند که کار تکمیل شده و تمام الزامات پروژه برآورده شده است.
• تایید نهایی اتمام پروژه، توسط سرپرست تیم ساخت به مالک اطلاع داده شود.
• نتایج تست‌های تحویل موقت در حد فاصل قابل قبول قرار گرفته باشد(اگر این مرحله نیز بخشی از پروژه باشد).
• مالک نامه‌ای مبنی بر پذیرش رسمی پروژه منتشر کند.

مالک نقش و اقداماتی کلیدی داشته که به اطمینان از روند حرکت روان و موثر در فاز ساخت، کمک می کند:

• بازبینی و تایید مدارک ساخت پیش از آغاز ساخت؛
• همکاری با تیم ساخت در آماده سازی و پرکردن مدارک مورد نیاز برای دریافت تاییدیه لازم از سوی مراجع ذی‌صلاح قانونی(AHJ)
• بازبینی و تصمیم گیری در مورد پذیرش هر یک از دستورات تغییر ارائه شده؛
• جلسات مداوم با تیم ساخت جهت بازبینی پیشرفت و کیفیت؛
• اطمینان از تامین و نصب به موقع تجهیزات کارفرمایی؛
• نهایتا، تایید اتمام فاز ساخت بعد از حصول اطمینان از کیفیت مطلوب.

تحویل موقت

تحویل موقت(CX)  به عنوان علم قابلیت اطمینان شناخته می‌شود که نتایج فرایندهای طراحی و ساخت مرکز داده را مستند ساخته و تایید می‌کند. این با خدمات معمولی چون تنظیمات اولیه بسیار متفاوت بوده که در طی آن، سازندگان به سادگی دستگاه ها را نصب و پیکربندی کرده و به برق می‌زنند، و سپس گواهی تکمیل کار را برای هر دستگاه، به پیمانکار ارائه می‌دهند. مشکل این روش سرراست و ساده، در ناتوانی در تشخیص مشکلات در سطح سیستم بوده که ممکن است به کاهش بهره‌وری، از دست رفتن ظرفیت، خطرات ایمنی و از کار افتادگی منجر شود. مراکز داده نمایانگر اکوسیستمی وسیع و به شدت منسجم از دستگاه‌های برق و سرمایش، سنسورها، معیارهای اندازه‌گیری و نرم‌افزارهای کنترل بوده که تماما توسط افراد، مدیریت و کنترل می‌شوند.

تحویل موقت موثر و کارا با کمک تست و مستندسازیِ نتایج کل سیستم به ورودی‌ها و تغییرات از جهان واقعی، به این پیچیدگی‌ها پاسخ می‌گوید. در این روش، تست‌ها به عنوان سیاست بیمه موثر برای اطمینان از دقت در طراحی و اجرای آن در فاز ساخت‌، عمل می کنند. تحویل موقت یک فاز توصیه شده برای تمام پروژه های مراکز داده‌ی جدید به شمار می‌رود. همچنین این فاز، برای هر پروژه‌ی مقاوم سازی که در آن، تغییرات گسترده‌ای بر کل سیستم اعمال شده و به خصوص در شرایطی که سیستم کنترل یا اتصال بین دستگاه‌ها و سیستم آسیب دیده باشد، نیز توصیه می‌شود. تصمیم‌گیری در مورد آن که فاز تحویل موقت اجرا شود یا خیر، بر عهده‌ی مالک می‌باشد.

همان طور که قسمت قبل توضیح داده شد، فرایند تحویل موقت بسیار پیشتر از اجرای تست ها در پایان فاز اجرا، آغاز می‌شود. مسئول تحویل موقت که معمولا در فاز طراحی توسط مالک استخدام می شود، با تیم طراحی و ساخت کار کرده تا یک طرح و برنامه‌ی تحویل موقت ارائه و توسعه دهد. این طرح آن‌ها، بر اساس داده های تنظیمات اولیه و پارامترهای طراحی مرکز داده (سطح tier، ظرفیت، پلان کف و غیره) شکل می‌گیرد. این اطلاعات در کنار هم قرار گرفته و مسئول یا تیم تحویل موقت را در توسعه‌ی استراتژی‌های لازم در تهیه‌ی اسناد و در نهایت، تست سیستم‌های یکپارچه یاری می‌کنند. بنا بر ماهیت این کار، مسئولین Cx معمولا دارای تخصص‌های عملی متعدد و تجارب بسیاری هستند که آنان را هم برای تیم طراحی و هم تیم ساخت، به منبع ارزشمندی تبدیل می‌سازد.

درک دقیقی که این مسئولین از برنامه‌نویسی، شبکه و کارکرد این سیستم های پیچیده دارند، در زمان تغییر شرایط موجب می‌شود ورودی کاملا عملی و مفیدی در اختیار داشته باشند. در نتیجه، مسئول تحویل موقت باید در همان ابتدا در فرایندهای پروژه دخیل شود. علاوه بر آن، این مشارکت زودهنگام شفاف‌ترین اطلاعات بکر را برای برنامه‌ریزی دقیق فراهم آورده و توانایی تیم CX را در شناسایی نقاط منحصر بحران خیز (SPoF) افزایش می‌دهد. با مشارکت زودهنگام مسئول تحویل موقت همچنین در زمانی که پروژه با هزینه‌های اضافه روبروست، احتمال آن که فرایندهای تحویل موقت قربانی کاهش در بودجه شوند نیز کاهش می‌یابد.

دانشی که از اجرای تحویل موقت کسب می‌شود، باید مستند شود. سه سند زیر معمولا (و حتی لازم است که) به عنوان خروجی این فاز، ایجاد شوند:

1. گزارش سند “چون ساخت”- یک گزارش خط به خط از موارد پذیرفته یا رد شده ارائه می‌دهد.
2. گزارش لگاریتم خطای اجرا -به توضیح آن که چه چیزی رد شده و چه چیزی تحت تاثیر قرار گرفته، می‌پردازد.
3. گزارش روند – خلاصه ی اجرایی از روند عملکرد

مالک، تیم های طراحی و ساخت باید با مسئول Cx ملاقات کرده تا به بازبینی نتایج پرداخته و بر برنامه‌ی اصلاحات لازم برای هر تست رد شده، توافق کنند. زمانی که در مورد اتمام تحویل موقت اتفاق نظر حاصل شد، گزارش‌های Cx باید به تیم‌های عملیاتی تجهیزات تحویل داده شده و به عنوان مستندات پشتیبانی برای برنامه‌ی عملیات و نگهداری آن‌ها، نگه داشته شود. برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد فرایندهای تحویل موقت، به گزارش ” پروژه‌های مرکز داده: تحویل موقت”[10] مراجعه شود.  برای درک بهتر مشکلات رایج مرتبط با تحویل موقت به گزارش “ده خطا که در تحویل موقت مرکز داده، باید از آن اجتناب شود”[11] مراجعه شود.

زمانی که مرحله‌ی ساخت به اتمام رسیده و تست‌های تحویل موقت نیز مطابق با الزامات پروژه، پذیرفته شدند، وظایف مدیریت و عملیات تجهیزات نیز به تیم‌ عملیاتی تجهیزات، انتقال داده می‌شود. پیمانکار باید آموزش این تیم را بر عهده گرفته و اطلاعات مورد نیاز برای عملکردی ایمن در نگهداری تمام تجهیزات و سیستم‌ها را در اختیار آن‌ها، قرار دهد. این اطلاعات با نقشه‌های “چون‌ساخت” و مدارک خروجی تحویل موقت ادغام شده و در نهایت، مبنایی برای توسعه‌ی سیاست‌ها و رویه های عملیاتی تجهیزات فراهم آورده که در فاز عملیات به کار خواهد رفت.

فاز بهره برداری

این فاز، طولانی ترین و پرهزینه ترین فاز در چرخه‌ی عمر مرکز داده است. فاز بهره برداری معمولا تا 10، 15 یا حتی گاهی 20 سال به طول می انجامد. در طول این مدت زمان طولانی است که زیرساخت فیزیکی هر آنچه که قرار بوده، را انجام می‌دهد: سرورهای فاوا، ذخیره ساز و تجهیزات شبکه را میزبانی کرده، برق و سرمایش و ایمنی آن را تامین می کند. زیرساخت فیزیکی باید حتی زمانی که از عمر تجهیزات گذشته، نیز دائما کار کرده تا در نهایت با دستگاه جدیدی، جایگزین شود. عملیات ها باید به طور مداوم، حتی زمانی که تقاضا در IT و کسب وکار، نوسان دارد، تعمیر و نگهداری شوند. عملیات یکی از مشاغل حیاتی و حساس مانند مرکز داده، بسیار متفاوت از مدیریت هر عملیات دیگری است. برخی حتی آن را با “در تعادل نگه داشتن یک هواپیمای در حال پرواز” برابر دانسته‌اند. خرابی نمی‌تواند یکی از گزینه‌های احتمالی‌ به شمار رود، به خصوص وقتی که تمام موفقیت کسب و کار، اغلب به عملکرد IT وابسته بوده یا حتی گاهی IT، خود کسب و کار می‌باشد. برای مالک و مدیران، درک این موضوع، به خصوص در سامان دهی و مدیریت برنامه‌ی عملیات و نگهداری (O&M) در مرکز داده، بسیار اهمیت دارد.

یک برنامه‌ی O&M که به خوبی طراحی، اجرا و پشتیبانی شده، ریسک‌ها را به حداقل رسانده، هزینه ها را کاهش داده و حتی مزایای رقابتی برای کل کسب و کار سرورهای مرکز داده، فراهم می کند. اما از سوی دیگر، برنامه‌ای که به شکل ضعیفی مدیریت شود، به سرعت به اهداف تجهیزات آسیب زده و افراد، سیستم های IT و خود کسب و کار را در معرض ریسک آسیب یا خرابی قرار می‌دهد.

“ذهنیت در عملیاتی فوق مهم”

برنامه‌ی موثر O&M با تشکیل تیم مدیریت و عملیات آغاز شده که نوعی “طرز فکر عملیات فوق مهم ” را در پیش گرفته که بر کاهش ریسک تمرکز کرده و بر ارتباط متقابل سیستم های تاسیسات و فناوری اطلاعات تکیه دارد. این نظریه اساس برنامه‌ی خوبی در O&M را شکل می دهد. در جدول 2 اصول کلیدی و نتایج آن، توضیح داده شده است.

جدول 2: تعریفی از نظریه‌ی مدیریت عملیاتی فوق مهم

اصول “ ذهنیت در عملیاتی فوق مهم “	آثار
تمرکز بر کاهش ریسک، در تمام فعالیت های عملیات و نگهداری، فرایندهای کاری و رویه‌ها	به طور فعال به تمام تهدیدهای احتمالی مربوط به دسترسی سیستم و ایمنی نیروی کار و ساکنین رسیدگی می کند.
عملکردی مبتنی بر صبر و اعتماد که نتیجه‌ی برنامه‌ریزی و آماده سازی دقیق است.	از تبدیل ریسک به مشکلات جلوگیری کرده، زمان کوتاه‌تر در پاسخگویی و خطای کمتر در صورت بروز مشکل، را ممکن می سازد.
رویه‌های تحلیلی و مبتنی بر فرایند در اجتناب در ریسک و حل مشکلات	به شناسایی و کاهش ریسک در محیط های پیچیده کمک کرده، از عملکرد قابل پیش بینی و ایمن، اطمینان حاصل می‌کند.
درکی جامع از کارکرد و ارتباط متقابل بین سیستم های تجهیزات و اجزا	شناسایی و حل تهدیدهای احتمالی یا مشکلات واقعی را سرعت بخشیده، خرابی سیستم را کاهش داده یا کلا برطرف می کند.
تعهد به آموزش مستمر و بهبود فرایندها	مهارت ها و صلاحیت‌های عملیاتی را همیشه در بالاترین سطح تخصصی تعمیر و نگهداری حفظ می کند .

 

عناصر دوازده گانه‌ی ضروری

در جدول 3، عناصر و اجزای حیاتی برای عملکرد قابل اعتماد و کارآمد تجهیزات مرکز داده نشان داده شده است. مالک یا تیم مدیریت مرکز داده باید از وجود این عناصر و اجرای درست آن ها، و همچنین پشتیبانی لازم در برنامه‌ی O&M، اطمینان حاصل کند. توضیحات کامل‌تر  دقیق از هر یک از اجزای برنامه که در این لیست آمده، در گزارش “اجزای ضروری در عملکرد تجهیزات مرکز داد”[12] آورده شده است.

 

جدول 3: دوازده عنصر کلیدی در برنامه‌ی O&M

اجزای برنامه‌ی O&M	تعریف
ایمنی و سلامت زیست محیطی	برنامه باید پیشگیری از آسیب و بیماری، ایمنی الکتریکی، تحلیل خطر و اطلاع رسانی مخاطرات را پوشش دهد.
مدیریت کارکنان	این جز در استخدام و ارتقای افراد شایسته با روحیه تیمی و داشتن متخصصین در زمینه‌های مشخص در رشته های: الکتریکی، مکانیکی، کنترل، تشخیص و اطفای حریق/ مدیریت کیفیت، آموزش، و سیستم کامپیوتری مدیریت تعمیرات (CMMS) و گسترش مدل نیروی انسانی مناسب، اثرگذار است.
آمادگی و واکنش در مواقع اضطراری	برنامه شامل توسعه و اجرای رویه های عملیاتی اضطراری (EPOs) برای سناریوهای پرریسک، آموزش و بازبینی منظم رویه ها در زمان تغییر شرایط، و انجام تحلیل خطا پس از پیشامدهای اضطراری و واکنش به آن‌ها، می‌باشد.
مدیریت تعمیر و نگهداری	شامل ترکیبی از مدیریت دارایی‌های هوشمند با برنامه‌ی پیشگیرانه و پیشگویانه‌ی فعال در تعمیر و نگهداری است. سه وظیفه‌ی کلیدی در این جز، مدیریت دارایی، مدیریت دستور کار و مدیریت قطعات اضافی، می‌باشد.
مدیریت تغییرات	مدیریت تغییرات در مرکز داده باید بر بکارگیری MOP ، یا دستوالعمل‌ها، چک لیست های دقیق برای هر گام در فرایندی مشخص مانند اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه در تعمیر و نگهداری، تکیه داشته باشد.
مدیریت مستندات	سیستم مدیریت باید برای اتومات ساختن فرایندها و تسهیل پردازش مستندات، ذخیره‌سازی، بازیابی، و آرشیو در دسترس باشد.
آموزش	برنامه باید تمام وظایف عملیاتی و نگهداری را در گروه هایی در قالب با سطوح مشخصی از توانایی، سامان‌دهی کند. تمام فعالیت ها باید در این گروه‌ها جای گیرند. آموزش باید به تکنسین های جدید کمک کند تا به سطح حداقل توانایی رسیده و سپس مسیر پیشرفت ثابتی تا رسیدن به صلاحیت کامل، طی کنند. برنامه همچنین باید با تاییدیه ها و گواهی های مجدد، اطمینان یابد که گواهی‌نامه ها و تخصص کارکنان تداوم دارد.
مدیریت زیرساخت ها	از ابزارهای نرم افزاری مدیریت زیرساخت مرکز داده(DCIM)، می توان برای تامین نظارت بر تجهیزات، مدیریت و برنامه‌ریزی ظرفیت استفاده کرده و یکپارچه سازی و همکاری میان تاسیسات/IT را تسهیل ساخت.
مدیریت کیفیت	این جز باید دربرگیرنده‌ی تضمین کیفیت(استانداردسازی فرایندها و رویه ها)، کنترل کیفیت(بررسی، بازرسی، ممیزی) و بهبود مستمر کیفیت باشد.
مدیریت انرژی	برنامه باید شامل سه فعالیت اصلی باشد: تعیین معیار سنجش عملکرد، تحلیل بهره‌وری و منابع استراتژیک انرژی باشد. باید از DCIM برای جمع‌آوری و تحلیل دقیق داده ها استفاده کرده تا فرصت‌های صرفه‌جویی انرژی آشکار شود. این برنامه باید هم فرصت های صرفه‌جویی انرژی داخلی(به معنی بهره‌وری/مصرف انرژی) و خارجی(منابع تامین کننده) را مدیریت کند.
مدیریت مالی	فرایندهای مدیریت مالی باید به نحوی اجرا شوند که بر خرید، تطابق صورت‌حساب‌ها و تحلیل/گزارش‌دهی مالی تمرکز کند.
نظارت و بازبینی عملکرد	این برنامه‌ایست که به طور منظم، به جمع‌آوری، بازبینی و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد[13](KPI) کمی و تعریف شده و همچنین موافقت نامه سطح خدمات[14](SLA) مرتبط با تجهیزات می‌پردازد.

 

همکاری IT-تاسیسات

برای مالکان و تیم‌های مدیریت، پرورش حس همکاری و روحیه‌ی تیمی بین کارکنان، بسیار مفید و موثر خواهد بود. روحیه همکاری باعث می‌شود محیطی که در حالت عادی اکوسیستمی پیچیده از اجزا بوده به سیستم هایی مرتبط و هماهنگ تبدیل شده و مبادلات را ساده تر ساخته و مدیریت آن ها نیز آسانتر خواهد شد.

متاسفانه در بسیاری از سازمان ها، اغلب بین گروه های تاسیسات و IT ذهنیتی وجود داشته که منجر شده، دپارتمان ها و گروه ها تمایلی به تقسیم کردن دانش و اطلاعات خود با دیگر گروه‌های سازمان، نداشته و از آن امتناع ورزند که این وضعیت، اصطلاحا به نام “silo mentality” مشهور شده است. هر یک از گروه‌های IT و تاسیسات تمایل دارند تا در محدوده ی خود، با استفاده از ابزارهای جداگانه‌ی مدیریتی خود عمل کرده و هیچ عملکرد متقابلی بین این دو مشهود نیست. با توجه به وابستگی IT بر منابع برق، سرمایش و فضای تیم تاسیسات و با در نظر گرفتن آن که IT در واقع مشتری تیم تاسیسات محسوب شده، می توان دریافت که ارتباط و همکاری بین دو گروه، تا چه اندازه مفید خواهد بود. با این همکاری:

• برنامه ریزی ظرفیت دقیق تر شده و بهره‌وری عملیات نیز روز به روز افزایش خواهد یافت.
• اثرگذاری بر SLA و کسب وکار، در زمان بروز مشکلات به حداقل می‌رسد.
• توقف های ایجاد شده در کار که ناشی از جابجایی، افزودن و تغییرات تجهیزات IT یا تاسیسات بوده، کاهش می‌یابد.

در حالی که به کارگیری موثر ابزارهای [15]DCIM می تواند به نزدیک کردن IT و تاسیسات به یکدیگر، کمک کرده، ولی عمدتا این مسئولیت مالک و مدیریت است که این همکاری را تشویق کرده و توسعه بخشند. بعضی سازمان ها، با پیاده‌سازی یک ساختار مشترک گزارش‌دهی که در آن سرپرست تاسیسات و سرپرست IT، هر دو به یک فرد گزارش دهند، توانسته اند به موفقیت‌هایی دست یابند. مدیریت نیز باید اهداف افراد و تیم را به شکلی تعیین و سامان‌دهی کرده که از کار تیمی بالاتر، اطمینان یابد.

فاز ارزیابی

وقتی پروژه‌ی اصلی مرکز داده تکمیل شده و تجهیزات عملیات خود را آغاز کرده‌اند، فاز ارزیابی شروع می‌شود. اگرچه این فاز با فاز عملیات همزمان بوده، ولی Schneider Electric وظایف حیاتی در نظارت و ارزیابی رسمی  عملکرد را به عنوان فازی جداگانه و متفاوت از کل چرخه‌ی عمر در نظر می گیرد. در میان تمام فازهای پروژه، این فاز عموما مورد بی‌توجهی قرار می گیرد. همان طور که در جدول 3 نشان داده شده، ارزیابی مستمر عملکرد یکی از اجزای مهم و موثر در برنامه‌ی O&M به شمار می‌رود. درک آن که چگونه اپراتورها و سیستم های زیرساخت فیزیکی به طور مداوم عمل می کنند، اطلاعات مفید و کاربردی ارائه داده شامل:

• درجه‌ای که اهداف طراحی و تاسیسات با عملکرد زیرساخت‌های فعلی، برآورده می‌شود؛
• بهره‌وری انرژی زیرساخت‌های فیزیکی در پشتیبانی IT؛
• سلامت کلی و ساختار فعلی ریسک زیرساخت های فیزیکی؛
• ظرفیت های فعلی برق، سرمایش و فضا و روندهای مصرف؛
• سطح شایستگی و تجارت کارکنان؛
• سطح بلوغ و کارایی برنامه ی عملیات و نگهداری تاسیسات

نظارت مداوم بر عملکرد، بازبینی رسمی و اقدامات مبتنی بر نتایج، روندهای منفی و مشکلات احتمالی را نمایان می سازد. با ارزیابی موثر مرکز داده‌ی خود، می توان آن را ایمن تر، موثرتر و قابل اطمینان تر ساخت.

ارزیابی عملکرد با وجود به کارگیری شاخص های کلیدی عملکرد(KPI) (به متن داخل کادر ” شاخص های کلیدی عملکرد توصیه شده برای تاسیسات” مراجعه شود)، که در تمرکز و بهبود برنامه موثرند، با اثربخشی بالایی انجام می‌شود. از این کار، منافع بسیاری حاصل شده که شامل تطابق فعالیت های عملیاتی با اهداف کسب و کار و ارتقای نوآوری و بهبود فرایندها می‌باشد.

>شاخص های کلیدی عملکرد توصیه شده برای تاسیسات ·         زمانِ به کار/UPTIME[16] بارها ·         اعمال افزونگی تامین منابع برای بارها ·         زمانِ به کار سیستم پشتیبانی ·         جامعیت نگهداری ·         حفاظت منابع انسانی ·         سازگاری سیاست های امنیتی ·         مانور عملیات آمادگی برای مواقع اضطراری ·         پیروی از رویه های عملیاتی در شرایط اضطراری ·         سیاست‌های ایمنی و پیروی از رویه ها ·         توسعه، مدیریت و به کارگیری رویه ها ·         کنترل/بهبود کیفیت ·         انطباق آموزش ·         بهبود فرایندها ·         گزارش عملیاتی ·         اطلاع رسانی و ارجاع مناسب رویدادها ·         گزارش‌دهی به موقع و دقیق هزینه ها

 

شکل‌دهی و اندازه‌گیری KPI و همچنین SLA مرتبط با آن، عامل کلیدی در دستیابی به عملکردی خوب در برنامه‌ی نظارت و بازبینی به شمار می‌رود. هر یک از معیارهای را در قالب کلماتی جداگانه، که به جای آن که بر اساس معیارهای جهت‌دار بوده، کمی باشد، به روشنی تعریف کنید. بر اساس داده های اندازه گیری شده که از نظارت بر تاسیسات و سیستم های کنترل مانند نرم افزار DCIM، ابزارهای CMMS، لگاریتم‌های امنیتی و دیگر سیستم های پشتیبانی عملیاتی به دست آمده، معیارهای سنجش شکل خواهد گرفت. هر معیار باید هدف موفقیت و سطح خطای تعریف شده‌ای داشته باشد که شامل سطوح “قابل قبول” در نظر گرفته شده، می‌باشد.

با KPI مناسب، شاخص های اصلی خطا نیز تعیین شده که آن را بیشتر قابل پیش بینی و قابل اجتناب می‌سازد. این معیارها را به طور مستمر جمع‌آوری کرده و به طور ماهانه، با کمک بازبینی سه ماهه  توصیه‌شده‌ی رسمی، جدول‌بندی کنید. هر انحراف مشاهده شده نسبت به سطح قابل قبول عملکرد، باید فورا ثبت و بررسی شود. در نهایت، برنامه باید به روشی اجرا شده که بیش از تنش، فضای کار تیمی و همکاری را گسترش  دهد. از سوی دیگر به جای تنبیه افراد، دپارتمان ها یا سازندگانی که اهداف خود شکست خورده‌اند، می توان با تمرکز بر تشویق‌های مالی موثر، در راستای اهداف یا حتی فراتر از آن، گام برداشت.

مالک و مدیریت مرکز داده در این فاز نقش مهم و کلیدی را ایفا می‌کنند. مدیریت باید نظارت و بازبینی عملکرد را به عنوان یک اولویت در نظر گیرد. همچنین برای دستیابی به موفقیت، به تعهدی دائمی در اختصاص دادن زمان، منابع و تلاش نیاز است. مدیریت باید با تعهد نسبت به بازبینی منظم نتایج اقدام کرده و هر پیامدی را جدی بگیرد. بدون اعمال چنین تعهدی، ارزیابی ها احتمالا یا کاملا در حاشیه قرار گرفته یا تنها بخشی از آن انجام شده که این خود، کوششی بیهوده است.

خدمات برون‌سپاری شده
برای هر فاز از چرخه‌ی عمر مرکز داده، سازندگان مختلفی در زمینه ی مشاوره، مدیریت، تنظیمات اولیه، پیکربندی، آموزش، ارزیابی، تست و عملیات، خدماتی ارائه می دهند. متن داخل کادرِ “خدمات چرخه‌ی عمر”، لیستی از خدمات معمول و در دسترس برای هر فاز، ارائه می دهد. با خرید این خدمات، منافع زیادی ممکن است حاصل شود که شامل:

• بهره بردن از تخصص و تجارب دیگران؛

• آزادسازی منابع داخلی جهت تمرکز بر دیگر وظایف و مسئولیت های کلیدی؛
• اجتناب از روش آزمون-خطا و اشتباهاتی که در زمان انجام کار برای اولین بار، مفروض است؛
• فراهم آوردن ابزار جایگزین در دستیابی به اهداف زمانی که منابع داخلی برای یادگیری مهارت ها یا انجام برخی کارکردها، کافی نیست.

>خدمات چرخه ی عمر ·         فاز برنامه‌ریزی و طراحی مفهوم مدیریت پروژه طراحی مفهومی و با جزییات خدمات انتخاب سایت تعیین ساخت یا برون‌سپاری ·         فاز ساخت مدیریت ساخت شرکت نوپا/یکپارچه سازی HW/SW پیکربندی تجهیزات تحویل موقت آموزش عملیات تجهیزات ·         فاز عملیات مدیریت عملکرد تاسیسات مدیریت سازنده‌ی ثالث خدمات تامین انرژی تعمیر و نگهداری پیشگیرانه ·         فاز ارزیابی ارزیابی انرژی سطح بلوغ عملیات تاسیسات مطالعات و تنظیمات رله ها، کلیدزنی و آرک فلش تحلیل CFD (دینامیک سیالات محاسباتی) جریان هوا ارزیابی ریسک و قابلیت اطمینان

 

مالک و تیم مدیریت باید از طریق پرسش‌های زیر، از خدمات در دسترس آگاه شده و درک درستی از آن داشته باشند:

• مشخصا چه چیزی ارائه شده است؟
• چه سطحی از خدمات امکان پذیر است؟
• هزینه‌ی آن چقدر است؟

ارائه دهندگان خدمات و سازندگان را از نظر توانایی، تخصص، تجربه، محدوده و هزینه، با یکدیگر مقایسه کند. سپس تمام این اطلاعات را در مقابل آنچه که تاسیسات داخلی از نظر محدوده، مهارت و تخصص نیروی انسانی، ارائه می دهد ارزیابی کند. در قسمت‌هایی که تخصص و منبع مورد نیاز وجود نداشته، استفاده‌ی موثر از خدمات شخص ثالث می تواند اداره و عملکرد مرکز داده را راحت‌تر و موثرتر سازد.

نتیجه گیری

در این مقاله، درکی اساسی از رهبری و مدیریت پروژه‌ها و عملکرد تاسیسات مشاغل حیاتی ، برای صاحبان و تیم‌های مدیریت در قالب چرخه‌ی عمر مرکز داده ارائه شده است. آنچه که در هر فاز اتفاق افتاده، چگونگی ارتباط متقابل بین فازها، افرادی که نقش های کلیدی را بر عهده دارند، و ناحیه‌ی اصلی تمرکز و توجه، همگی در این مطلب شناسایی شده و توصیف شده است. این اطلاعات و دیگر گزارش های مرتبط، به افراد تصویری از تلاش و اجزای اصلی مورد نیاز برای ساخت و عملیات قابل اعتماد و کارآمد یک تاسیسات در طول عمر مفیدش، ارائه می‌دهد.

 

 

[1] – در این مقاله، تنها سیستم برنامه ریزی بررسی شده است. سیستم برنامه ریزی به سیستم‌های زیرساخت برق، سرمایش، رک‌ها و دیگر سیستم‌ها اشاره دارد. برنامه‌ریزی مربوط به تجهیزات IT در موضوع این مقاله نمی گنجد.

[2] – این قسمت عمدتا گزیده ای از گزارش شماره ی 140، تحت عنوان ” پروژه‌های مرکز داده: فرایندهای استاندارد” می‌باشد.

[3] – White Paper 140, “Data Center Projects: Standardized Process”

[4] – White paper 142, “Data Center Projects: System Planning”

[5] –  white paper 145, “The Top 9 Mistakes in Data Center Planning”

[6] – white paper 147, “Advantages of Using a Reference Design”

[7] – white paper 81, “Site Selection for Mission Critical Facilities”

[8]– design/bid/build

[9] – Leadership in Energy & Environmental Design

[10] – white paper 148, “Data Center Projects: Commissioning”

[11] – white paper 149, “Ten Errors to Avoid When Commissioning a Data Center”

[12] – White paper 196, “Essential Elements of Data Center Facility Operations”

[13] – key performance indicator

[14] – Service-level agreement

[15] – For practical advice on how to effectively implement DCIM tools, see White Paper 170, “Avoiding Common Pitfalls of Evaluating and Implementing DCIM Solutions”.

[16] – زمانِ به‌کار به مدت زمان اندازه‌گیری شده‌ای می‌گویند که یک سامانه به طور صحیح و فعال بدون دخالت عمل می‌کند.